Nell’attuale scenario pandemico, per limitare gli effetti del contagio da Covid-19 le vite di tutti noi hanno subito cambiamenti repentini e drastici e l’attenzione delle aziende si è da subito concentrata sulla business continuity dei processi critici.
È dunque opportuno analizzare come la strategia di continuità operativa sia un fattore critico di successo nella gestione di una emergenza ed evidenziare quali sono state le azioni intraprese e gli insegnamenti che abbiamo acquisito da questa recente esperienza.
Indice degli argomenti
Cosa si intende per continuità operativa?
Le linee guida di buona pratica del Business Continuity Institute definiscono la continuità̀ operativa come “la disciplina gestionale volta a sviluppare e migliorare la resilienza organizzativa di un’organizzazione”.
L’obiettivo della strategia di continuità operativa è la progettazione e l’implementazione di piani per garantire la continuità dei processi organizzativi critici in un’organizzazione in caso di crisi o interruzioni.
La BC è applicabile a tutti i settori industriali e alle organizzazioni indipendentemente dalla dimensione, dalla complessità, dalla tipologia e dall’ubicazione.
Come la strategia di BC è stata determinante durante la pandemia
Sebbene lo scenario pandemico non fosse prevedibile, molte aziende avevano previsto tale possibile stato nella strategia di business continuity e nel relativo piano. Il piano di business continuity ha permesso, quindi, di gestire i processi per priorità considerando i diversi aspetti aziendali.
Inoltre, la tecnologia, attraverso lo smart working, ha permesso di mettere in sicurezza i dipendenti senza interrompere i processi critici.
L’attenzione rivolta negli ultimi anni alla gestione dei rischi per fronteggiare i sempre maggiori attacchi informatici ha sicuramente supportato le organizzazioni nella gestione della crisi.
Le azioni intraprese e le lezioni apprese durante la pandemia
Vivere tale esperienza ha permesso ai dipartimenti IT, IT Risk, Security e Business Continuity di testare l’efficacia dei propri piani di BC e raccogliere punti di miglioramento da considerare per il futuro in merito ad aspetti organizzativi, informatici, umani e di comunicazione.
Aspetti organizzativi
- test dello scenario pandemico: le organizzazioni che avevano previsto lo scenario pandemico nella propria strategia e piano di business continuity hanno avuto la possibilità di testare nella realtà ciò che fino a quel momento avevano solo simulato;
- identificazione di punti di errore o miglioramento: testando lo scenario nella realtà sono emersi punti di errore e/o di miglioramento nei processi e/o nelle tecnologie che hanno portato le organizzazioni a redigere contromisure o a identificare punti di azione per il futuro;
- allineamento con organismi nazionali ed internazionali: le organizzazioni hanno dovuto recepire repentinamente le decisioni imposte da organismi nazionali ed internazionali come la necessità di chiudere uffici o locali commerciali;
- benchmark con i competitors: le aziende si sono poi confrontate con i competitors del settore per quanto concerne le misure introdotte.
Aspetti informatici
- verifica dell’infrastruttura e della network: è stato possibile verificare la disponibilità dell’infrastruttura e della rete. All’inizio della pandemia, in molti casi, l’accesso alla rete è stato effettuato dai dipendenti in orari diversi per non sovraccaricare la network o si sono utilizzati i siti di BC esterni. Ingenti sono stati gli investimenti effettuati per il potenziamento della rete per riuscire a supportare il carico maggiore di dipendenti che lavoravano in remoto;
- verifica del parco applicativo: le aziende hanno testato la possibilità di utilizzare le applicazioni in remoto;
- supporto dell’help desk: i team IT help desk hanno dovuto garantire il supporto dei lavoratori, gestendo un numero di ticket giornalieri molto più elevato rispetto alla normalità;
- sicurezza: sono stati effettuali investimenti per garantire la sicurezza e il monitoraggio delle applicazioni con l’accesso remoto; le Patch sono state installare spesso in orari post lavorativi o nei week end per non sovraccaricare la rete;
- gestione degli attacchi informatici: il numero degli attacchi di ingegneria sociale è aumentato notevolmente durante la pandemia, le aziende hanno quindi dovuto lanciare continue campagne di sensibilizzazione.
Aspetti umani
- supporto ai dipendenti: le organizzazioni hanno progettato specifiche misure per aiutare i dipendenti nella gestione dello stress e hanno realizzato iniziative per supportare il team work, ad esempio coffe break on line e pranzi virtuali;
- gestione della mobilità: sono state definite nuove regole per l’accesso e la mobilità dei dipendenti (es. divisione dei turni, trasporti, pagamento di parcheggi ecc.).
Aspetti di comunicazione
- Gestione della comunicazione: sono state definite comunicazioni per informare i dipendenti riguardo alle iniziative aziendali a protezione dei lavoratori (blocco dei viaggi aziendali, blocco dei corsi di formazione) e a sostegno della cittadinanza (es. donazioni in favore di ospedali o protezione civile). Inoltre, è stato fondamentale aggiornare i dipendenti sugli impatti della pandemia all’interno dell’organizzazione (es. comunicando eventuali dipendenti positivi, le perdite economiche ecc.).
Conclusioni
Da febbraio 2020 il mondo è cambiato. Senza sottostimare i sacrifici, le perdite e le sofferenze che la Covid-19 ha portato con sé, è importante cogliere l’opportunità che tale scenario ha involontariamente generato.
Gli ingenti investimenti tecnologici e le iniziative come lo smart working non si sarebbero diffusi in Italia in così poco tempo senza un’emergenza che ha forzato le aziende a governare il cambiamento imposto dalla crisi con decisioni ed investimenti strutturali.
Mi auguro, quindi, che da questo periodo senza precedenti storici le organizzazioni siano pronte a mettere in atto misure volte a migliorare la gestione dell’emergenza, considerando diversi possibili scenari di emergenza e adottando nuovi modelli organizzativi di business continuity.
