Internal audit, gli impatti della Covid-19: come cambiano i controlli

In tempi di mobilità ridotta, le attività di internal audit hanno registrato un rallentamento nell’attuazione delle visite di verifica presso le sedi delle entità coinvolte.

Questa necessità di adattarsi ad un vincolo, che presumibilmente si protrarrà ancora nel tempo, può sembrare una perdita nella qualità del processo stesso ma deve essere vista come un’opportunità per introdurre dei cambiamenti e riuscire a coglierne i vantaggi.

Oltre alla mobilità, l’internal audit sconta anche un suo problema intrinseco. Il basso numero di audit test rispetto al numero complessivo degli eventi di rischio che avvengono normalmente in un business nella sua globalità.

Internal audit e pandemia: cosa cambia

Da diverso tempo circola un acronimo CAATs, che non è un richiamo perentorio rivolto ai felini, ma una classe di software utili ad assistere le attività di audit.

Il nome, non univoco, di questo acronimo è “Computer-Assisted Audit Tools” ed è auto esplicativo. In questa classe possono trovare spazio anche altre categorie similari sebbene dedicate ad attività più specifiche.

Ad esempio, gli RPA (Robotic Process Automation) oppure, per usare altri acronimi più datati, anche gli ETT (Extraction, Transformation, Transport) o ETL (Extraction, Transformation, Loading).

L’idea di base è di prendere porzioni di dati da un sistema e di portarli in un altro, magari prima omogeneizzandoli, per poi elaborarli opportunatamente e presentarli in una forma diversa.

Cosa significa questa possibilità per l’internal audit? Esemplificando, si usano utenze con diritto di audit per estrarre, da uno o più sistemi, porzioni di dati più ampie di quelle normalmente selezionate come campioni di dati elaborati manualmente per l’audit, poi si normalizzano e si spostano in un proprio sistema proprietario per essere elaborate al fine della verifica di audit.

Tutti questi passaggi sono automatici e operano sull’intera base dei dati identificati per lo svolgimento delle attività di audit. Quindi, i dati da testare, godono sia di un aumento in termini di ampiezza d’analisi che di una riduzione dello sforzo d’analisi visto il passaggio da un attività manuale di un campione all’elaborazione in automatico di tutti i dati nel perimetro d’audit.

Inoltre, le elaborazioni che si possono compiere, hanno un’ampia gamma di possibilità di analisi, da semplici confronti tra campi di valori tra sistemi differenti fino alle più complesse analisi statistiche. L’uso sistematico di queste tecniche, abbinate alle altre forme di accertamento della conformità, mutuate dal controllo interno, consente di ricalibrare l’intero processo di audit su diversi gradi di verifica.

I quattro gradi di audit

La differenza sta nella profondità dell’analisi, nella frequenza dei controlli e nella fiducia sui risultati raccolti. Questi i quattro gradi di audit proposti:

1. Monitoraggio continuo. È l’insieme dei controlli automatici effettuati sui sistemi gestionali e sui dispositivi di controllo per tramite delle classi di software viste prima. La complessità computazionale può essere elevata però poco importa, richiede all’avvio un elevato impegno di configurazione ma poi il costo del personale da impiegare nel controllo tende a zero. Quindi, controlli affidabili, sistematici, attuabili con la frequenza desiderata e senza necessità alcuna di mobilità.
2. Autovalutazione del modello di maturità. I controlli rilevanti, ossia quelli da testare, sono presenti nel modello di maturità dell’azienda (Capability Maturity Model). Il primo passo di valutazione del CMM è fatto tramite autovalutazione. In questo caso, i controlli sono meno numerosi di quelli automatici ma non richiedono spostamenti fisici da parte degli auditors e sono affidati a chi ha la responsabilità operativa. Hanno un vantaggio intrinseco, accrescere la consapevolezza verso i rischi, costringendo i control owner ad assumersi la responsabilità delle dichiarazioni rilasciate. Possono sembrare poco affidabili ma hanno dei controlli compensativi come si può vedere nel grado seguente.
3. Remote control. Chi ha la responsabilità di governo a livello di processo aziendale, eseguirà la valutazione a distanza delle risposte del CMM relative al proprio processo. L’attività di controllo si compie tramite intervista in videoconferenza ed è affidabile perché il process owner ha disponibili anche altri canali comunicativi (es. sistemi di reporting) per verificare la veridicità delle risposte. Il numero totale di controlli coincide con la cardinalità del CMM. La qualità delle valutazioni è elevata perché attuata da parte di chi ha la massima visibilità aziendale sul processo e le competenze per questo compito. Gli auditor, come controllo remoto, verificano l’integrità degli strumenti di monitoraggio continuo.
4. On site audit. È la classica attività di verifica compiuta di persona dall’auditor presso la sede dell’entità. Assicura la massima fiducia sulla qualità del giudizio ma è notoriamente un tipo di verifica che, per la profondità di analisi, non consente un elevato numero di controlli. Distinguendo sulla base delle tecniche di audit usate, si possono creare due distinti scenari di audit. Uno più leggero e veloce, mirato su aspetti fisici e/o comportamentali, basato solo sulle tecniche di intervista ed osservazione. L’altro più impegnativo, per tramite di test indipendenti, può assicurare il massimo livello di accuratezza. Nel primo caso si garantisce la maturità del controllo, mentre nel secondo si garantisce la conformità del disegno del controllo al piano stabilito.

L’abbinamento di questi gradi di audit, opportunamente distribuiti nel piano di audit, permette un controllo più efficace della singola verifica in loco, magari pianificata con mesi di anticipo.

Si deve considerare che non si può ragionare in termini di selezione delle entità da visitare seguendo logiche di scadenza temporale del periodo di validità o di perimetro di controllo predefinito, magari ristretto ai soli vincoli normativi.

La strategia di audit segue una logica decisionale dettata dalla pura analisi di rischio ed il perimetro di controllo include tutto quello che ricade nella sfera dei risultati di valutazione del rischio per il buon funzionamento dell’azienda.

Internal audit: gli obiettivi

L’internal audit, non può essere pensato semplicemente come il controllore delle leggi all’interno dell’azienda. È limitativo e non crea valore. Deve invece essere visto come il garante del corretto funzionamento del controllo interno e del suo allineamento agli obiettivi aziendali.

Nell’ambito del controllo interno è incluso tutto ciò che è stato stabilito come rilevante ai fini del raggiungimento degli obiettivi aziendali, quindi, sia il rispetto per tutte le leggi con impatto sul business, che tutti i vincoli contrattuali dei clienti come pure la verifica dell’allineamento verso gli standard di mercato adottati.

Il valore aggiunto è dato dall’acquisita consapevolezza verso il rischio da affrontare che crea fiducia nelle scelte ed abilita un processo decisionale più agile e sicuro.

La scelta di quale grado di audit attuare dipende solo dall’analisi del rischio sui controlli sviluppata per tramite di una mappa di vulnerabilità, aggiornata con continuità dagli esiti di valutazione della maturità:

1. Il grado 0, non presidiato da personale umano, è sempre attivo su tutte le transazioni significative gestite a sistema. Fornisce una ricca base statistica per creare i Key Risk Indicator (KRI).
2. Il grado 1 è una assunzione di responsabilità su tutti i controlli definiti come rilevanti ed alimenta il modello di maturità.
3. Il grado 2 opera validando la maturità dei controlli per processo, selezionandoli secondo l’ordine decrescente dello scostamento dai valori medi di riferimento.
4. Il grado 3 identifica, per processo/entità, le vulnerabilità più significative nel modello di maturità per quindi verificare l’autenticità della valutazione stessa.

Operare con condivisione di questi metodi di audit, porta alla partecipazione attiva di tutto il personale manageriale nelle attività di verifica.

L’audit fatto su una base temporale periodica, anziché su una valutazione di necessità, con magari indagini rivolte a trovare colpevoli, non può convivere con questo approccio risk-based. Dei cambiamenti devono essere introdotti a partire da un controllo sistematico a livello di sistemi e di effettuazione della autovalutazione di maturità da parte del management locale.

Il coinvolgimento dei responsabili di processo rende la validazione dei controlli più frequente dell’audit locale finalizzato ai controlli più sensibili. La condivisione di tutti gli indicatori di efficacia del controllo ed il coinvolgimento di tutti i livelli di responsabilità al controllo, rafforza la cultura di consapevolezza del rischio.

Conclusione

L’enfasi sulla ricerca di un reato o di un colpevole è parte della blame culture ma non della cultura dell’auditing. Questa deve aiutare ad affrontare i problemi, identificando i punti di debolezza dell’azienda che possono impedire una crescita sostenibile del suo valore.

Pensiamo alla sequenza logica per affrontare un incidente. Semplificando, per i sistemi è fondamentale far ripartire i servizi critici nel più breve tempo possibile, quindi contenere l’impatto riducendo l’estensione della superfice coinvolta ed infine cercando di rimuovere la causa per evitare il ripetersi dell’evento.

Nella pandemia, la priorità è salvare le vite degli ammalati, quindi ridurre la possibilità del contagio ed infine rimuovere le cause con l’immunizzazione.

Diviene utile conoscere la causa reale, oppure il colpevole, per imparare dall’incidente stesso ed evitarlo in futuro ma è comunque una fase posteriore all’emergenza stessa.

Praticamente, si inserisce nel ciclo virtuoso della gestione del rischio nella fase di ri-analisi dei fattori di rischio e di ricerca delle nuove minacce. Nel tempo, un processo di audit veloce e leggero, guidato dalla valutazione del rischio, aiutato dalla trasparenza e condivisione degli intenti, porterà a vivere l’attività di controllo come una normale conseguenza all’attività operativa.

Se questo cambiamento è una conseguenza dell’adattamento alla minor mobilità, allora, si può dire che il virus ha infettato positivamente l’internal audit.