DOMANDA
Ho letto i vostri articoli sul GDPR e volevo chiedervi un chiarimento in merito: per quanti anni il datore di lavoro deve conservare le schede di valutazione dei dipendenti, in particolare quelle in formato cartaceo?
AG
RISPOSTA
Il datore di lavoro ha il diritto di conservare tutti i dati personali dei propri dipendenti, necessari alla gestione del rapporto di lavoro e per perseguire quindi le relative finalità, per tutto il tempo in cui il rapporto di lavoro è in essere.
A partire dal giorno in cui il dipendente lascia l’organizzazione, il datore di lavoro deve stabilire per quanto tempo terrà i dati, facendo una ricognizione dato per dato o, almeno, per categorie di dati (anagrafici, previdenziali, contributivi, formativi ecc.).
Sarà quindi opportuno che il datore di lavoro leghi la conservazione dei dati agli obblighi di legge stabilendo il tempo massimo previsto dalla legge stessa. Ad esempio, i dati previdenziali del dipendente normalmente vengono tenuti per 5 anni dalla fine del rapporto di lavoro perché l’Ente Previdenziale (INPS) potrebbe chiedere, entro quel periodo di tempo e non oltre, una verifica circa il corretto versamento dei contributi da parte del datore di lavoro.
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