Gestire efficacemente un’ispezione NIS 2, DORA e GDPR: aspetti psicologici e relazionali

Una preparazione accurata degli aspetti tecnici e operativi consente alle organizzazioni di affrontare con efficacia e tranquillità situazioni critiche, quali ispezioni e indagini da parte delle autorità competenti.

Tuttavia, è altrettanto essenziale considerare gli aspetti psicologici e relazionali durante l’interazione con gli ispettori. Questi elementi, supportati dal buon senso, devono costantemente guidare le azioni e le decisioni del personale dell’organizzazione per tutta la durata dell’ispezione.

In questo articolo, esploreremo questo tema complementare in modo approfondito.

Le ispezioni da parte di un’autorità competente

Le ispezioni non sono semplici formalità ma veri e propri processi dettagliati e rigorosi che mirano a verificare la conformità delle misure di sicurezza adottate e a garantire la sicurezza dei sistemi e delle reti e la protezione dei dati.

Peraltro, verosimilmente, gli ispettori delle autorità competenti preparano in modo meticoloso e professionale l’attività di controllo che sono chiamati ad esercitare.

Il primo passo può consistere nella raccolta di tutte le informazioni rilevanti. Questo include l’analisi di documenti, report, testimonianze, immagini e dati, ma anche criteri di archiviazione e di accesso ai documenti sia elettronici che cartacei. È probabile che venga eseguita un’attività di intelligence su fonti aperte (la c.d. OSINT: Open Source Intelligence) per ottenere un quadro completo della situazione. L’analisi approfondita di queste informazioni può consentire agli ispettori di identificare, ex ante, possibili punti critici e potenziali minacce.

Gli ispettori possono prepararsi in anticipo raccogliendo informazioni pertinenti, il che significa che possono arrivare all’ispezione già informati sui dati aziendali.

È quindi essenziale che le organizzazioni siano consapevoli di questa possibilità e siano pronte a rispondere adeguatamente.

Per esempio, gli ispettori possono consultare registri pubblici, rapporti annuali, documenti di conformità precedenti e banche dati di settore per ottenere una panoramica dettagliata dell’azienda. Questo livello di preparazione può consentire agli ispettori di condurre un’analisi più approfondita e mirata durante le loro verifiche, garantendo che l’organizzazione rispetti pienamente i requisiti della normativa di settore.

È anche ragionevole supporre che gli ispettori, con le informazioni raccolte, pianifichino l’ispezione in dettaglio, predisponendo un piano operativo che definisca obiettivi chiari, strategie di intervento e tattiche specifiche.

Di conseguenza, è prevedibile che ogni membro del team riceva un compito preciso, con ruoli e responsabilità ben delineati. Questo piano operativo potrebbe includere anche piani di contingenza per affrontare imprevisti o emergenze.

Per illustrare questo concetto, consideriamo un esempio pratico.

Gestire un’ispezione: esempio pratico

Immaginiamo un team di ispettori che si prepara per un’ispezione presso una grande azienda di telecomunicazioni. Prima della visita, gli ispettori raccolgono informazioni dettagliate dalle seguenti fonti:

1. registri pubblici: gli ispettori consultano i registri pubblici per ottenere informazioni finanziarie e legali sull’azienda, comprese eventuali sanzioni o violazioni precedenti;
2. rapporti annuali: analizzano i rapporti annuali dell’azienda per capire le performance finanziarie, gli investimenti in sicurezza informatica e le iniziative di conformità;
3. documenti di conformità precedenti: esaminano le documentazioni delle ispezioni precedenti per identificare aree di miglioramento e verificare se le raccomandazioni sono state implementate;
4. banche dati di settore: consultano banche dati specifiche del settore delle telecomunicazioni per comparare le pratiche dell’azienda con gli standard di settore.

Quindi, utilizzando queste informazioni, il team di ispettori può elaborare un piano operativo dettagliato. Gli obiettivi dell’ispezione sono chiaramente definiti come, ad esempio:

1. verificare la conformità dell’azienda alla normativa che giustifica l’ispezione (NIS2, DORA o GDPR);
2. identificare eventuali vulnerabilità nei sistemi informatici;
3. valutare l’efficacia delle misure di sicurezza implementate.

Le strategie di intervento includono:

1. interviste con il personale chiave dell’azienda;
2. l’analisi dei log di sicurezza;
3. la revisione delle politiche di gestione dei dati.

Controlli specifici possono comprendere l’esame delle procedure di risposta agli incidenti e l’ispezione fisica dei datacenter.

Ogni membro del team degli ispettori può ricevere un compito preciso: uno può occuparsi delle interviste, un altro dell’analisi dei log, un altro ancora dei test di penetrazione, e così via.

Le responsabilità dovrebbero essere chiaramente delineate per evitare sovrapposizioni e garantire l’efficienza dell’ispezione.

Questo approccio strutturato e dettagliato può contribuire a garantire che l’ispezione sia condotta in modo efficace e che tutti gli aspetti critici siano adeguatamente considerati e valutati.

Questo tipo di approccio dettagliato e metodico può consentire agli ispettori di condurre indagini e ispezioni con la massima efficacia.

Ora, in questo particolare quadro di situazione, essere adeguatamente preparati per affrontare ispezioni assume grande importanza per qualsiasi organizzazione che intenda gestire efficacemente ogni potenziale contenzioso con le Autorità.

Per una preparazione efficace alle ispezioni, è, quindi, essenziale considerare attentamente il retroterra professionale degli ispettori e curare meticolosamente gli atteggiamenti e i comportamenti da adottare durante le interazioni con loro.

Questa attenzione ai dettagli non solo facilita il processo ispettivo, ma dimostra anche un impegno concreto verso la conformità e la trasparenza.

Gestire in modo efficace la relazione con gli ispettori

Quindi, nel contesto di un’ispezione, è cruciale che la procedura includa non solo gli aspetti tecnici e operativi, ma anche le linee di azione sugli atteggiamenti e i comportamenti da tenere per gestire in modo efficace la relazione con gli ispettori.

Questo aspetto psicologico è fondamentale per garantire una comunicazione chiara e collaborativa, riducendo tensioni e malintesi.

Innanzitutto, è importante approcciare l’ispezione con un atteggiamento di apertura e trasparenza. Gli ispettori percepiranno immediatamente se c’è collaborazione o resistenza.

Mostrare disponibilità a fornire informazioni e spiegazioni aiuta a costruire un clima di fiducia.

È quindi molto importante evitare di “stare sulla difensiva” o mostrarsi ostili.

Un atteggiamento difensivo può far sospettare che si stia nascondendo qualcosa, mentre un atteggiamento collaborativo indica che l’organizzazione non ha nulla da nascondere.

La comunicazione chiara e rispettosa è un altro elemento chiave.

È importante ascoltare attentamente le domande e le preoccupazioni degli ispettori, rispondendo in modo preciso e conciso. Se non si conosce la risposta a una domanda, è meglio ammetterlo e impegnarsi a fornire le informazioni richieste il più presto possibile, piuttosto che inventare risposte che potrebbero rivelarsi dannose.

Quando necessario, è fondamentale coinvolgere i colleghi che possono fornire risposte precise e tempestive. Se questi colleghi non sono abituati a interagire con enti esterni o a partecipare a confronti utili, devono essere supportati e guidati, venendo anche rassicurati lungo il processo ispettivo.

In questo contesto, risulta ancora una volta prezioso l’esercizio di simulazione menzionato nell’articolo precedente, che può aiutare a preparare il personale per tali interazioni.

Mantenere la calma e la professionalità in tutte le interazioni è fondamentale.

Le ispezioni possono essere momenti di stress, ma mantenere il controllo emotivo dimostra professionalità e competenza. Anche quando gli ispettori sollevano critiche o evidenziano problemi, è importante rispondere in modo costruttivo, mostrando interesse per risolvere le questioni sollevate.

Infine, è utile vedere l’ispezione come un’opportunità di crescita.

Gli ispettori non sono solo lì per trovare problemi, ma anche per aiutare l’organizzazione a migliorare. Accogliere i loro suggerimenti con gratitudine e impegnarsi a implementare le loro raccomandazioni può portare a significativi miglioramenti operativi e di conformità.

In sintesi, la gestione efficace della relazione con gli ispettori richiede una combinazione di apertura, comunicazione chiara, calma, professionalità e preparazione. Adottando questi atteggiamenti e comportamenti, l’organizzazione non solo faciliterà il processo di ispezione, ma dimostrerà anche un impegno sincero verso la trasparenza e il miglioramento continuo.

ATTENZIONE: è opportuno astenersi dall’offrire agli ispettori qualsiasi cosa, incluso il pranzo. Se gli ispettori necessitano di qualcosa, saranno loro a richiederlo. Qualsiasi atteggiamento che potrebbe essere interpretato come collusivo deve essere evitato, poiché potrebbe essere frainteso.

Suggerimenti per una relazione proficua con gli ispettori

Presentiamo di seguito una serie di suggerimenti pratici che possono trasformare significativamente la relazione con gli ispettori e ottimizzare l’intero processo di ispezione. Adottando questi accorgimenti, le organizzazioni possono favorire un’interazione più collaborativa e produttiva.

1. Non mostrare fretta: non bisogna dare l’impressione che l’attività condotta dagli ispettori sia superflua o noiosa e che si hanno cose più importanti da fare. È bene avere sempre presente che gli ispettori hanno un mandato specifico e rivestono un ruolo istituzionale.
2. Utilizzare battute: le battute sono sempre apprezzate, spezzano ed alleggeriscono la tensione. Tuttavia, è bene sempre calibrare le facezie che devono essere strettamente orientate a creare un ambiente cordiale.
3. Ammettere le lacune: Quando è il caso, è opportuno ammettere le lacune senza perdere del tempo cercando scuse o un “capro espiatorio”.
4. Valutazione delle norme: è bene ricordare che l’ispezione ha lo scopo di valutare l’aderenza ad una norma e non di giudicare una persona.
5. Risultati del sistema di gestione: si tenga sempre presente che all’ispettore non interessa il sistema di gestione, ma i risultati del sistema di gestione (aderenza normativa). Comprendere che esiste un sistema di gestione è comunque sempre un punto a favore ed una misura di accountability.
6. Documentare le scelte: per quanto possibile, le scelte fatte (cioè le misure adottate) devono essere documentate e, quando necessario, condivise con l’ispettore. Questo aiuta a creare un clima di fiducia in quanto è sicuramente apprezzato che tali scelte, forse errate, sono comunque frutto di una valutazione.
7. Rispettare l’ispettore: durante un’ispezione si ha di fronte una persona preparata e qualificata, che rappresenta un’istituzione e che è stata istruita ed addestrata per operare in modo riservato e secondo rigidi canoni che vanno rispettati.
8. Collaborazione: un atteggiamento collaborativo, come già detto, è sempre premiante: costruire un’alleanza rispettosa e non complice con l’ispettore va a vantaggio dell’attività senza però ricadere in dinamiche collusive e/o manipolatorie.

ATTENZIONE: Se le misure procedurali di tipo tecnico ed operativo descritte nel precedente articolo sono più facilmente documentabili, quelle di natura psicologica e relazionale, trattate in questa sede, richiedono una consapevolezza che può essere acquisita attraverso formazione e simulazioni.

Conclusioni

In conclusione, si è visto come la preparazione e la gestione efficace delle ispezioni che vengono eseguite dalle autorità competenti sono fondamentali per garantire la conformità alle normative vigenti, come la Direttiva NIS 2, il DORA e il GDPR.

Si è evidenziato come una procedura ben strutturata debba integrare sia gli aspetti tecnici e operativi sia quelli psicologici e relazionali. Approcciare l’ispezione con apertura e trasparenza, mantenere una comunicazione chiara e rispettosa, e vedere l’ispezione come un’opportunità di crescita sono elementi chiave per costruire una relazione di fiducia con gli ispettori.

Pensiamo che implementare questi suggerimenti possa aiutare a trasformare significativamente la relazione con gli ispettori, favorendo un’interazione collaborativa e dimostrando un impegno autentico verso la conformità normativa.

Riteniamo anche che, adottando almeno una parte dei suggerimenti, le organizzazioni possano gestire con maggiore sicurezza e competenza le ispezioni, rafforzando la propria postura di conformità e la loro capacità operativa.