ISO 27701 per la protezione dei dati personali: realizzare un Privacy Information Management System

In previsione del crescente contesto normativo in materia di privacy e della necessità di un insieme comune di regole per la data protection, l’Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) e la Commissione Elettrotecnica Internazionale (IEC) hanno preso l’iniziativa di redigere uno standard di riferimento: l’ISO/IEC 27701 per la protezione dei dati personali.

Il nuovo standard arriva dopo che, in Europa, l’introduzione del Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (anche conosciuto come GDPR) ha prodotto un duplice effetto, rappresentando un’innovazione e un’armonizzazione rispetto alle normative esistenti sulla privacy dei dati che riflettono le realtà del mondo digitale in cui viviamo attualmente.

Al di fuori dell’Europa, paesi come Brasile, Australia, Corea e Cina, stanno anche creando una legislazione sulla protezione dei dati, ispirandosi, in alcuni casi, proprio ai principi espressi nel GDPR.

È dunque utile esaminare lo standard ISO/IEC 27701 di recente pubblicazione (agosto 2019) che rappresenta un importante passo in avanti nella definizione di schemi di certificazione dei trattamenti di dati personali.

La necessità di uno standard sulla protezione dei dati personali

La pubblicazione e l’entrata in vigore del GDPR ha di fatto regolamentato in Europa il trattamento delle informazioni personali.

Ha rappresentato un salto di qualità nella regolamentazione del settore privacy, dal momento che ha introdotto l’importantissimo principio di “accountability”, responsabilizzando gli attori coinvolti nel trattamento dei dati personali, siano essi titolari (cioè soggetti che definiscono modalità e finalità del trattamento) o responsabili (colore che eseguono il trattamento) come definiti nell’art. 4 del GDPR.

Allo stesso tempo, è stato stressato il concetto di sicurezza delle informazioni e sono stati forniti strumenti agli interessati per poter riprendere il controllo dei propri dati, o quantomeno, limitare gli impatti che da essi possono derivare.

Tuttavia, il GDPR non da istruzioni operative pragmatiche su alcuni aspetti che sono lasciati alla libera interpretazione delle singole organizzazioni.

Ad esempio, presenta concetti come valutazione del rischio, certificazione dei trattamenti, ma non da gli strumenti pratici che consentano alle organizzazioni di avere delle linee guida entro le quali muoversi in funzione della specificità organizzativa e del proprio settore di business.

Proprio per questo motivo, a livello internazionale (quindi non solo in Europa) ISO ed IEC hanno deciso di predisporre uno strumento pratico sulla scia di quanto già definito nel passato. Da sottolineare che queste organizzazioni avevano già intrapreso un percorso di avvicinamento alla protezione dei dati pubblicando una serie di aggiornamenti alle normative già esistenti (ad esempio: ISO/IEC 27001:2017 adottata anche in Italia dalla UNI, Ente italiano di Normazione).

ISO (acronimo di International Organization for Standardization) è la più grande organizzazione mondiale per lo sviluppo degli standard normativi. A partire dal 1947 l’ISO ha pubblicato più di 20.000 standard legati a vari settori produttivi (quali agricoltura, costruzioni, ingegneria, apparati medici, information technology ecc.).

L’IEC (International Electronical Commission) è la principale organizzazione mondiale che predispone e pubblica standard internazionali per tutte le categorie legate ad elettrotecnica, elettronica eccetera.

IEC collabora con la ISO nella predisposizione degli standard anche nel settore della privacy. Il più recente di essi è stato predisposto ad agosto 2019 quando ISO ed IEC hanno pubblicato un nuovo standard internazionale, specificando come le organizzazioni dovrebbero gestire le informazioni personali e aiutare a dimostrare la conformità rispetto alle normative vigenti sulla privacy.

Hanno voluto fornire uno strumento che, come si intuisce, è estremamente potente: lo standard ISO / IEC 27701 (Security techniques — Extension to ISO/IEC 27001 and ISO/IEC 27002 for privacy information management — Requirements and guidelines) per la gestione delle informazioni personali e della privacy (precedente noto in fase di redazione come ISO/IEC 27552).

Il principio di accountability

Come noto, molte organizzazioni hanno implementato un ISMS (Information Security Management System) rispettando i requisiti ed i controlli riportati nella normativa ISO/IEC 27001 la cui ultima versione è stata rilasciata nel 2017.

Come già descritto in un precedente articolo, la normativa ISO/IEC 27001 consente di implementare un sistema di gestione con il primario obiettivo di assicurare la sicurezza del patrimonio informativo aziendale.

Rispetto a questo obiettivo vengono definiti i requisiti da soddisfare ed i controlli, cioè le misure di mitigazione del rischio, (descritti nell’Annex A) che devono essere implementati/verificati. La ISO/IEC 27002 completa queste informazioni con le linee guida per l’implementazione.

Tuttavia, queste due normative (e le altre della stessa famiglia) non prendono in stretta considerazione gli aspetti relativi alla privacy. Ed infatti, nell’articolo sopra citato, si mostra come sia necessario far ricorso a diversi altri standard tecnici per implementare un modello di valutazione del rischio privacy.

La ISO/IEC 27701 nasce proprio con l’obiettivo di implementare un PIMS (Privacy Information Management System) cioè un sistema per la protezione dei dati personali, quindi un ISMS specializzato sulle tematiche peculiari della privacy e si pone come punto unico di riferimento in ambito privacy, dal momento che referenzia gli altri standard vigenti in materia dei quali estende ed attualizza le indicazioni.

Come specificato nella parte introduttiva della norma, “una organizzazione che si conformi ai requisiti del documento produrrà una serie di evidenze formali che documentano come essa gestisce i dati personali. Queste evidenze possono facilitare gli accordi con i business partner laddove la gestione dei dati personali sia un aspetto rilevante per entrambi. Queste evidenze possono anche essere di ausilio nella relazione con altri stakeholder”.

Da quanto appena esposto, è facile derivare i benefici che la ISO/IEC 27701 può avere a livello di accountability. Come noto, tale concetto, viene richiamato espressamente dal GDPR ed utilizzato in particolare nella versione inglese.

Nella versione italiana, si parla in modo più generale di “responsabilizzazione”: in particolare al Capo II, articolo 5, paragrafo 2, dove, con riferimento al titolare del trattamento si legge “Il titolare del trattamento è competente per il rispetto del paragrafo 1 e in grado di comprovarlo («responsabilizzazione»)”. Lo stesso concetto viene anche espresso nel considerando n. 85.

In sintesi, l’accountability è una responsabilizzazione diretta di chi definisce le finalità ed i mezzi (titolare) oppure esegue un trattamento di dati personali (responsabile) ed obbliga a documentare i razionali alla base di qualsiasi scelta di natura tecnica/organizzativa che riguarda l’implementazione di un trattamento.

È immediata la correlazione con quanto afferma la norma: uniformandosi ai requisiti ed ai controlli della ISO/IEC 27701, tutte le scelte vengono documentate ed hanno le fondamenta in una normativa, quindi in una “best practice”, riconosciuta a livello internazionale alla quale è associato uno schema di certificazione.

Schema di certificazione dei trattamenti

È possibile fare un passo ulteriore. Come noto, nel GDPR si fa riferimento a “schemi di certificazione” che possono essere messi a disposizione dal Legislatore (comunitario o nazionale) per dimostrare l’adeguatezza del trattamento e delle relative misure di sicurezza.

Tale argomento è trattato nel Capo IV sezione 5 – Codici di condotta e certificazioni oltre che in diversi considerando (98,99,100,167,168).

I requisiti e i controlli espressi dalla ISO/IEC 27701 non soltanto tengono in considerazione la normativa tecnica internazionale vigente (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27002, il privacy framework ed i principi espressi nella ISO/IEC 29100, ISO/IEC 27018, ISO/IEC 29151), ma fanno esplicito riferimento al GDPR indicando in modo chiaro ed esplicito gli adempimenti che interessano titolare e responsabile del trattamento.

Con la ISO/IEC 27701 siamo quindi, finalmente, di fronte ad uno strumento pratico potentissimo che consente di verificare se i trattamenti effettuati da un’organizzazione siano o meno conformi al GDPR. Per tale norma (come per la 27001) esiste anche uno schema di certificazione cioè utile a dimostrare in modo strutturato, documentato e ripetibile la conformità alla legislazione ed alle “best practice” vigenti.

È lecito, dunque, concludere che la ISO 27701 possa essere il famoso “schema di certificazione” al quale si fa riferimento nel GDPR? Vedremo quali saranno i prossimi passi e le decisioni assunte dall’EDPB – European Data Protection Board, ma è lecito affermare che questa normativa possa essere una pietra miliare rispetto a qualsiasi schema che sarà adottato in futuro.

ISO 27701 per la protezione dei dati personali: struttura normativa

La normativa è strutturata con una parte introduttiva nella quale si ribadiscono obiettivi e campo di applicazione, le altre normative di riferimento, la terminologia. Viene inoltre dettagliata la correlazione con la ISO/IEC 27001 ed ISO/IEC 27002 nella versione 2013. Ciò perché la ISO/IEC 27701 di fatto costituisce un’estensione delle normative appena citate e deve essere applicata in modo congiunto ad esse.

Da notare che nella sezione 3 “Terms, definitions and abbreviations” si fa esplicito riferimento alle definizioni di titolare del trattamento (in inglese controller) e di Privacy Information Management System, proprio a sottolineare la focalizzazione del documento sul tema privacy e protezione dei dati personali.

I paragrafi da 5 a 8 riportano le cosiddette “clausole”, cioè i requisiti che devono essere soddisfatti per garantire la conformità alla normativa. In particolare:

• Paragrafo (o clausola) 5: fornisce i requisiti sul PIMS e altre informazioni derivanti dalla ISO/IEC 27001 che devono essere adottate da organizzazioni che vogliano configurarsi come Titolare o Responsabile del trattamento. In particolare, ciascun requisito ISO/IEC 27001 viene ulteriormente dettagliato in sotto-clausole specifiche per il PIMS;
• Paragrafo (o clausola) 6: fornisce una guida specifica per PIMS e altre informazioni relative ai controlli di sicurezza delle informazioni ISO / IEC 27002 per un’organizzazione che agisca come Titolare o Responsabile del Trattamento;
• Paragrafi (o clausole) 7 ed 8: forniscono una guida aggiuntiva, rispetto ad ISO/IEC 27002 rispettivamente per i titolari e per i responsabili del trattamento.

Sono inoltre presenti 6 allegati (in inglese Annex) che riportano sia controlli (cioè misure tecnico/organizzative di mitigazione del rischio privacy), sia riferimenti alle altre normative ISO/IEC vigenti. Nel dettaglio:

• Annex A: analogamente alla ISO/IEC 27001 questo allegato riporta i controlli che devono essere implementati in un PIMS da un’organizzazione che si configuri come Titolare del Trattamento (indipendentemente dal fatto che impieghi un Responsabile del Trattamento o che si configuri anche come con-Titolare);
• Annex B: riporta i controlli che devono essere implementati in un PIMS da un’organizzazione che si configuri come Responsabile del Trattamento (indipendentemente dal fatto che si avvalga di sub-responsabili);
• Annex C: riporta la mappatura rispetto alla normativa ISO/IEC 29100 Information Technology – Privacy Techniques – Privacy Framework;
• Annex D: allegato estremamente interessante che riporta il mapping delle clausole ISO/IEC 27701 rispetto agli adempimenti ed ai concetti chiave del GDPR;
• Annex E: contiene la mappatura rispetto alle normative ISO/IEC 27018 Information Technology – Security Techniques – Code of Practice for Protection of Personally Identifiable Information (PII) in public clouds acting as PII ed alla ISO/IEC 29151 Information Technology – Security Techniques – Code of Practice for Personally Identifiable Information Protection;
• Annex F: descrive ulteriori modalità per applicare la ISO/IEC 27001 ed ISO/IEC 27002 all’ambito privacy laddove vengano trattati dati personali.

Di estremo interesse l’allegato D che riporta nel dettaglio la corrispondenza tra le clausole ISO/IEC 27701 e gli articoli del GDPR. Come già evidenziato nella parte iniziale del presente articolo, questo rappresenta uno strumento potentissimo per l’implementazione del principio di accountability e, allo stesso tempo, uno schema per l’audit e la certificazione dei trattamenti secondo quanto previsto dal Regolamento.

Di seguito è riportato un esempio di come sia strutturato l’allegato D. Si tratta di una tabella che riporta nella prima colonna le clausole (anzi addirittura le sotto-clausole) della ISO/IEC 27701 e nella seconda colonna l’articolo GDPR di riferimento indicando anche il paragrafo e la lettera.

Tabella 1 – Esempio mappatura clausola ISO/IEC 27701- articolo GDPR (annex D).

Le clausole ISO/IEC 27701 per la protezione dei dati personali

Abbiamo già detto che una clausola rappresenta un requisito che deve (la normativa utilizza il termine “should”) essere rispettato ed implementato da un’organizzazione per essere compliance alla ISO/IEC 27701.

La clausola 5 riprende nel dettaglio tutte le clausole già definite anche nella ISO/IEC 27001 e le dettaglia in modo da considerare gli aspetti peculiari dei dati personali. È in questa sezione che vengono ripresi, ad esempio, i concetti di risk management e vengono ripercorse le fasi di identificazione, valutazione e trattamento del rischio.

Sempre nell’ambito di questa clausola vengono rappresentati tutti gli aspetti legati alla comprensione del contesto organizzativo/operativo, alla leadership, al supporto, alle competenze, all’operation, al performance management.

La clausola 6 riprende nel dettaglio le linee guida espresse nella ISO/IEC 27002 specializzandole all’ambito privacy e protezione dati personali. Si tratta quindi di indicazioni relative all’implementazione delle misure di mitigazione del rischio (ovviamente in questo caso si tratta di rischio privacy).

La clausola 7 esprime condizioni addizionali specifiche per i titolari del trattamento. Vengono in particolare presi in considerazione requisiti di legge ed affrontati aspetti come la raccolta del consenso da parte dell’interessato al trattamento, il tema del legittimo interesse, la PIA (Privacy Impact Assessment), il rapporto con i responsabili del trattamento, la contitolarità, il registro dei trattamenti, le informative, l’esercizio dei diritti, la privacy by default e by design, la data retention (limitazione della conservazione dei dati), il trasferimento dati.

Risulta evidente che questa clausola riguarda tutte le tematiche principali per la protezione dei dati personali. I requisiti vengono espressi in modo generale e poi contestualizzati ad un ambito normativo specifico, qual è il GDPR, nell’Annex D.

La clausola 8 è analoga alla 7 ma focalizzata sui responsabili del trattamento.

Vediamo un esempio di come la ISO/IEC27701 estenda le clausole della ISO/IEC 27001.

In particolare, facciamo riferimento alla clausola 4.1 della 27001 che esprime la necessità di conoscere il contesto di riferimento di un’organizzazione e quali siano i fattori interni ed esterni che concorrono al raggiungimento degli obiettivi della stessa.

Tra questi fattori, un peso rilevante hanno, ad esempio, sia la legislazione vigente, sia gli adempimenti richiesti dalle authority e dai regulators.

Questo requisito viene esteso nella clausola 5.2.1 della 27701 indicando che l’organizzazione deve anche identificare in modo specifico il suo ruolo rispetto al trattamento dei dati personali configurandosi come titolare (anche con-titolare) e/o responsabile a seconda delle situazioni.

Tale circostanza, infatti, concorre all’identificazione degli elementi interni ed esterni che possono avere effetto sul raggiungimento degli obiettivi. Tra di essi predomina la normativa privacy di riferimento (ad esempio il GDPR nel caso dell’Europa).

I controlli ISO/IEC 27701 per la protezione dei dati personali

Abbiamo già detto che il termine “controllo” indica una misura di mitigazione del rischio e che, in questo caso, stiamo considerando il rischio privacy derivante dalla gestione della sicurezza dei dati personali.

La ISO/IEC 27001 già forniva un elenco di controlli da implementare al fine di conseguire la conformità alla norma e preservare la sicurezza dei dati aziendali. Si tratta di controlli tutti obbligatori a meno di esclusioni giustificate e documentate (formalmente) dalle organizzazioni (nel documento chiamato “Dichiarazione di applicabilità”).

Allo stesso modo, la ISO/IEC 27701 fornisce un elenco di controlli obbligatori che estendono e specializzano quelli indicati nella ISO/IEC 27001.

Come abbiamo detto in precedenza, i controlli sono riportati negli Annex A e B.

L’allegato (Annex) A è focalizzato sui responsabili del trattamento. I controlli riguardano in particolare:

• condizioni per l’acquisizione ed il trattamento dei dati;
• obblighi nei confronti degli interessati al trattamento;
• privacy by design e privacy by default;
• condivisione e trasferimento dei dati.

I controlli dell’allegato (Annex) B riguardano i responsabili del trattamento e sono focalizzati sulle stesse tematiche.

Per ciascun controllo viene fornito l’ambito e l’obiettivo.

Si riporta di seguito un esempio di controllo specifico per un’organizzazione che si configuri come titolare del trattamento.

Esempio controllo ISO/IEC 27701:2019.

Conclusioni

Nel presente articolo abbiamo illustrato una nuova importantissima normativa pubblicata di recente dalla ISO IEC riguardante i requisiti ed i controlli per la realizzazione di un PIMS (Privacy Information Management System): la ISO/IEC 27701:2019.

Abbiamo visto quali siano contenuti e struttura della norma. Soprattutto abbiamo visto come la ISO/IEC 27701 possa essere un importante strumento per i vari stakeholder coinvolti nella protezione dei dati personali:

• le organizzazioni che hanno uno schema dettagliato di requisiti e controlli da implementare per dimostrare la conformità alla legislazione vigente (accountability);
• i DPO, che hanno uno strumento dettagliato per adempiere a quanto richiesto dall’art 39 paragrafo 1 punti (a) e (b);
• gli organi ispettivi che hanno a disposizione una checklist dettagliata rispetto alla quale poter impostare i controlli di merito.

Alla luce di questi razionali, la normativa ISO/IEC 27701 si pone come candidato ideale per realizzare uno schema di certificazione dei trattamenti di dati personali come previsto dal GDPR al Capo IV sezione 5 – Codici di condotta e certificazioni oltre che in diversi considerando (98,99,100,167,168).

Qualunque sia la decisione dell’EDPB su questo tema, sicuramente la normativa in oggetto rimane un tassello fondamentale nella progettazione e realizzazione di trattamenti di dati personali che salvaguardino libertà e diritti fondamentali degli interessati.

Bibliografia

1. BSI British Standard Institution – Managing personal information with ISO/IEC 27701 – 2019
2. Marco Toiati – Valutazione del rischio e accountability: come “mettere a terra” gli adempimenti del GDPR – Agenda Digitale – Luglio 2019
3. Garante per la Protezione dei Dati Personali – REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 Arricchito con riferimenti ai Considerando Aggiornato alle rettifiche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea 127 del 23 maggio 2018
4. UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2017 – Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements
5. ISO/IEC 27001:2013 – Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements
6. UNI CEI EN ISO/IEC 27002:2017 – Information technology – Security techniques – Code of practice for information security controls
7. ISO/IEC 27002:2013 – Information technology – Security techniques – Code of practice for information security controls
8. ISO/IEC 27018:2019 – Information technology – Security techniques – Code of practice for protection of Personal Identifiable Information (PII) in public clouds acting as PII Processor
9. ISO/IEC 27701:2019 – Security techniques – Extension to ISO/IEC 27001 and ISO/IEC 27002 for privacy information management – Requirements and guidelines
10. ISO/IEC 29100:2011 – Information technology – Security Techniques – Privacy Framework
11. ISO/IEC 29134:2017 – Information technology – Security techniques – Guidelines for privacy impact assessment
12. ISO/IEC 29151:2017 – Information technology – Security techniques – Code of practice for personally identifiable information protection