La privacy by design in un contesto di compliance con la ISO 9001: un possibile modello di integrazione

Integrando correttamente il concetto di privacy by design introdotto dal GDPR in un contesto di compliance con la ISO 9001 è possibile realizzare un perfetto sistema di controllo sul trattamento dei dati personali.

Privacy by design e ISO 9001: lo scenario

Come sappiamo, l’articolo 25, par. 1, del Regolamento europeo per la protezione dei dati prevede che: “Tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche costituiti dal trattamento, sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate, quali la pseudonimizzazione, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del presente regolamento e tutelare i diritti degli interessati”.

Ciò sta a significare che le aziende, nella fase di progettazione, devono mettere in campo tutti gli strumenti e le impostazioni necessarie a tutelare sin da subito i dati personali.

A fronte di ciò, le aziende devono oggi confrontarsi con un tema che ha cambiato il modo di approcciarsi alla progettazione di un prodotto o servizio (prendiamo ad esempio un software, un sito di e-commerce ma anche attività che comportino il trattamento di dati in presenza di un numero imprecisato di utenti come gli uffici pubblici), imponendo loro di pensare ad un sistema di regole o procedure che consentano di tenere sotto controllo le misure tecniche ed organizzative adeguate a rendere le proprie soluzioni/attività conformi ai dettami del GDPR.

È di fondamentale importanza, in un’epoca in cui le tecnologie e le soluzioni proposte sul mercato sono sempre più impattanti sulla vita di tutti noi, introdurre una maggiore attenzione affinché i nostri stessi dati siano:

1. trattati secondo gli ormai noti principi di liceità, correttezza, trasparenza, di limitazione delle finalità, di minimizzazione, di esattezza, integrità e riservatezza;
2. trattati in modo tale che siano valutati a priori tutti i rischi di violazione delle disposizioni del GDPR.

Da un certo punto di vista potremmo dire che le aziende devono saper utilizzare le normative esistenti, combinandole tra di loro, in modo da assicurare una forte tutela dei diritti e delle libertà delle persone fisiche.

Ma come fare tutto questo? Esiste una norma che può aiutarci a tenere sotto controllo il trattamento dei dati personali? A mio parere la risposta è sì, e questa norma (così la chiamerò in seguito) è la UNI EN ISO 9001:2015 (c.d. Sistema gestione qualità).

Obiettivo di un Sistema gestione qualità è quello di realizzare una struttura più o meno complessa che permetta di (cit. “Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti”):

1. dimostrare la propria capacità di fornire con regolarità prodotti o servizi che soddisfano i requisiti del cliente e i requisiti cogenti applicabili;
2. accrescere la soddisfazione del cliente tramite l’applicazione efficace del sistema, compresi i processi per migliorare il sistema stesso e assicurare la conformità ai requisiti del cliente e ai requisiti cogenti applicabili.

Le organizzazioni (per usare un termine “qualitatese”) che sono dotate di tale sistema possono inserire, nei loro processi, i concetti chiave del GDPR e della privacy “by design” quali requisiti cogenti applicabili al sistema.

Privacy by design e ISO 9001: un modello di integrazione

Proviamo, quindi, ad integrare il GDPR all’interno della norma (ed in particolare privacy by design e ISO 9001) sempre con un occhio rivolto alla progettazione.

PAR.4 – Contesto dell’organizzazione

1. vanno identificate le dimensioni del contesto in cui si andrà ad operare in modo da valutare il grado di impatto che il trattamento dei dati avrà sulle persone fisiche. Il contesto terrà conto degli aspetti legali, tecnologici e culturali (4.1);
2. vanno identificate le parti interessate, ovvero, tutti gli attori che saranno coinvolti nel trattamento dei dati personali quali gli interessati al trattamento, i titolari e/o responsabili del trattamento, gli incaricati, il DPO, i destinatari del trattamento (4.2);
3. vanno, infine, identificati i processi che compongono il Sistema gestione per la qualità individuando quelli in cui sarà possibile integrare il Regolamento europeo (ad es. il processo che regola la progettazione), ovvero, valutando la possibilità di scrivere un processo ad hoc (4.4). Questo assicurerà che i concetti che stanno alla base di una buona progettazione sia stati identificati con certezza e siano applicabili ad ogni singolo progetto.

PAR.5 – Leadership

È necessario che la Direzione si impegni nel promuovere l’importanza di una progettazione “by design” (5.1), che tenga in considerazione di tutti i rischi che il trattamento dei dati comporta (5.1.1 lett. d) e, ove necessario, coinvolga i propri committenti o fornitori nell’analisi di progetto (5.2.1).

PAR.6 – Pianificazione

L’organizzazione “considerando i fattori di cui al punto 4.1 e i requisiti di cui al punto 4.2” deve “determinare i rischi e le opportunità” per garantire i risultati attesi (6.1).

Circa i rischi si dovrà effettuare un’analisi per determinare il grado di probabilità che un trattamento di dati personali comporta ed il danno che ne potrebbe conseguire; l’analisi può già dire se le soluzioni adottate sono sufficienti a “evitare il rischio, assumersi il rischio in modo da perseguire un’opportunità, rimuovere la fonte di rischio, modificare la probabilità o le conseguenze, condividere il rischio, o ritenere il rischio sulla base di una decisione informata” (6.1.2).

Da questa analisi potrà poi emergere la necessità di approntare una DPIA (Data Protection Impact Assessment); la stessa norma chiarisce che sebbene il punto (6.1) specifichi che l’organizzazione deve pianificare azioni per affrontare i rischi, non vi sono requisiti che richiedano metodi formali o un processo documentato di gestione del rischio.

Le organizzazioni possono pertanto decidere se sviluppare o meno una metodologia di gestione del rischio più estesa rispetto a quanto richiesto, per esempio attraverso l’applicazione di altre guide o norme.

Circa le opportunità si dovrà effettuare un’analisi per comprendere se la scelta di perseguire un determinato obiettivo possa garantire, al netto dei rischi, benefici in termini di lancio di nuovi prodotti, di soddisfacimento delle esigenze del mercato a fronte anche dell’utilizzo di possibili nuove tecnologie.

PAR.7 – Supporto

1. La norma parla di risorse (7.1) sia in termini di persone che di infrastrutture: l’organizzazione dovrà mettere a disposizione e manutenere l’infrastruttura necessaria per garantire sia a livello informatico (ma vale anche a livello cartaceo) l’integrità dei dati che saranno oggetto di trattamento; ma non solo, dovrà garantire la loro disponibilità e la loro riservatezza (7.1.3). La progettazione dell’infrastruttura dovrà essere fatta, per i progetti provenienti dall’esterno, con il coinvolgimento del Titolare del trattamento o dell’eventuale Responsabile esterno.
2. Fondamentale sarà la presenza di competenze di base sui temi privacy in capo agli attori principali del progetto quali ad esempio il Project Manager, l’Analista Funzionale, le persone del Committente, etc (7.3). Queste dovranno avere, o acquisire, le necessarie conoscenze per garantire sin da subito una progettazione conforme ai dettami del GDPR, coinvolgendo anche il proprio Privacy Officer o il Dpo (ad es. un sito che preveda la raccolta dei consensi degli interessati, dovrà essere progettato sin da subito affinché la manifestazione dell’interessato avvenga secondo i dettami del Regolamento e delle leggi vigenti in termini di raccolta, conservazione e diritto alla cancellazione).
3. Nell’ambito di un progetto non possiamo escludere l’aspetto informativo (7.5) che riguarda le modalità in cui gli interessati dovranno essere informati sulle modalità e le finalità del trattamento dei loro dati personali nonché sulla possibilità di esprimere un consenso libero e revocabile in qualsiasi momento (ad es. un sito che contiene la sezione – Lavora con noi – dovrà prevedere la raccolta del consenso, la registrazione del medesimo ai fini probatori e la cancellazione dello stesso una volta scaduti i termini di conservazione).

PAR.8 – Attività operative

Arriviamo al cuore delle attività. Nell’ambito della progettazione e sviluppo di prodotti e servizi l’organizzazione deve “stabilire, attuare e mantenere un processo di progettazione e sviluppo appropriato ad assicurare la successiva fornitura di prodotti ed erogazione di servizi” (8.3).

Nel determinare gli input alla progettazione è necessario raccogliere tutta una serie di informazioni che permettano di effettuare i trattamenti in conformità al GDPR; la norma in particolare considera quali elementi essenziali (8.3.3):

1. i requisiti funzionali e prestazionali;
2. le informazioni derivanti da precedenti analoghe attività di progettazione e sviluppo;
3. i requisiti cogenti;
4. le norme o i codici di condotta che l’organizzazione si è impegnata a mettere in atto;
5. le potenziali conseguenze di guasto dovute alla natura dei prodotti e servizi.

Queste informazioni, che possono essere frutto di un’analisi interna o esterna in collaborazione con il titolare/responsabile del trattamento, le possiamo racchiudere in un semplice documento/relazione che possiamo far divenire un documento di Sistema.

La prima parte, di raccolta informazioni, può prevedere un questionario a crocette con campi liberi (per eventuale raccolta specifiche) riguardanti i seguenti punti:

• analisi di contesto (ad es. scopo dell’iniziativa, referente attività, descrizione dell’iniziativa);
• caratteristiche del trattamento: trattamento dei dati (ad es. categoria di dati trattati, categoria di interessati, finalità del trattamento), comunicazione di dati a terze parti (ad es. se e a chi sono comunicati, in che Paesi ecc.), informative e consensi, verifica dell’esercizio dei diritti degli interessati, modalità di conservazione, valutazione di impatto;
• rischi e misure di sicurezza.

La seconda parte, più descrittiva, sarà una vera e propria relazione che potrà essere aggiornata lungo tutto lo stato di avanzamento del progetto in modo da monitorare costantemente i risultati della progettazione (8.3.4) per assicurare che “l’output soddisfi i requisiti di input” e gli stessi “siano idonei per i successivi processi di fornitura ed erogazione dei servizi …. specificando le caratteristiche che sono essenziali per le relative finalità previste” (8.3.5).

Questa relazione potrà essere impostata per contenere:

• un’analisi di conformità;
• un’analisi dei rischi (ad es. con l’indicazione delle azioni di mitigazione e i tempi di monitoraggio);
• un piano di interventi con le misure tecniche ed organizzative per assicurare la conformità ai requisiti di protezione dei dati personali coinvolti nei trattamenti introdotti o interessati dall’iniziativa;
• la verifica finale di conformità.

Questo documento può, a mio parere, soddisfare quanto previsto dalla norma in termini di:

• verifica, riesame e validazione (8.3.4);
• modifiche alla progettazione (8.3.6);
• conservazione documentata delle informazioni, anche attraverso la tenuta e l’aggiornamento del registro dei trattamenti (8.3.5).

Privacy by design e ISO 9001:il giusto approccio

L’applicazione della norma può quindi rispondere alle esigenze delle organizzazioni di avere, all’interno dei propri processi, il controllo in fase di progettazione e il costante monitoraggio dell’applicazione delle regole previste dal GDPR.

L’utilizzo di uno o più documenti condivisibili con tutti gli attori interessati alla progettazione, permette di raccogliere tutte le informazioni necessarie affinché l’output della stessa sia compliant al Regolamento europeo, tutelando, come detto sopra, i diritti e le libertà delle persone fisiche.

E non solo, la norma, proprio per la sua “deformazione professionale”, consentirà di mantenere un costante monitoraggio sul Regolamento stesso, intervenendo qualora ve ne sia necessità.

In un recente confronto con un collega che si occupa di privacy da diversi anni, è emerso un aspetto interessante. Per la norma l’obiettivo è soddisfare i requisiti del cliente assicurando anche “la conformità ai requisiti cogenti applicabili“; tuttavia, per la privacy, l’obiettivo è il rispetto dei diritti e le libertà delle persone fisiche.

Il quesito che è nato da tale confronto è il seguente: se per massimizzare la soddisfazione del cliente fosse necessario limitare le libertà delle persone fisiche, come si gestirebbe tale esigenza?

In conclusione, la sinergia fra norme diverse è sacrosanta, ma meriterebbe una riflessione ulteriore sulla presenza di un possibile conflitto di interesse.

Voglio chiudere con questa osservazione, la cui risposta non è scontata come si potrebbe pensare, nella speranza che possa aprire un interessate dibattito, portando ad un confronto sia chi si occupa di privacy, sia chi si occupa di ISO.