Modello organizzativo privacy in pratica: ecco come realizzarlo

Il modello organizzativo privacy rappresenta uno specifico strumento pratico che consente al Titolare del trattamento, a seconda della sua organizzazione, la scelta e la gestione responsabile e autonoma degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali.

Nel contempo, consente di documentare e dimostrare in ogni momento:

• la conformità dei trattamenti al GDPR;
• l’efficacia delle migliori misure scelte e adottate nelle attività di trattamento;
• garantire la continuità nel tempo del percorso di adeguamento intrapreso, anche a fronte di eventuali variazioni dell’assetto organizzativo aziendale;
• rapportarsi con le autorità di controllo con un percorso di compliance ben strutturato e definito, che possa anche fornire alle autorità dei punti di riferimento nell’effettuazione dei controlli o nel percorso di verifica.

Approfondiamo questo tema da un punto di vista pratico, vedendo come realizzare in concreto il modello organizzativo privacy.

Il framework normativo

Lungo il percorso di adeguamento al GDPR è necessario individuare e adottare gli strumenti e le misure più adeguati ad assicurare che i trattamenti dei dati personali siano conformi al regolamento europeo nel rispetto dei principi fondamentali del GDPR, così come delineati dall’art. 5 del Regolamento stesso.

Nel contempo il Regolamento impone al Titolare anche l’obbligo di dimostrare che le misure adottate siano efficacemente conformi con tali principi.

L’art. 5, al secondo paragrafo prevede che “Il titolare del trattamento è competente per il rispetto del paragrafo 1 e in grado di comprovarlo («responsabilizzazione»), disposizione alla quale fa da eco il considerando 74, ripreso dall’art. 24 GDPR, per il quale: “… il titolare del trattamento dovrebbe essere tenuto a mettere in atto misure adeguate ed efficaci ed essere in grado di dimostrare la conformità delle attività di trattamento con il presente regolamento, compresa l’efficacia delle misure…”, e tale capacità di comprovare il rispetto dei requisiti stabiliti dal regolamento deve persistere in ogni fase del percorso di adeguamento.

Richiamando espressamente il principio di accountability cardine del GDPR, il Legislatore europeo chiede al Titolare di prevedere, predisporre e adottare misure tecniche e organizzative ritenute adeguate per gestire le attività trattamento in modo da tutelare i diritti e le libertà degli interessati, in conformità con la normativa e principi del GDPR e, soprattutto, di essere in grado di dimostrare concretamente in ogni momento l’efficacia di tali misure.

Ma del modo e dei mezzi attraverso cui poter dar conto concretamente delle condotte pro attive assunte dal titolare ben poco o nulla viene detto dal GDPR, diversamente dall’approccio del precedente codice privacy del 2003 dove veniva fornito invece un modello di adeguamento standard, ovvero attraverso l’allegato B), prassi quest’ultima abbandonata proprio in funzione del cambio di prospettiva introdotta dal GDPR con il principio di responsabilizzazione, al fine di evitare il pericolo che nella prassi il rispetto dei principi si riducesse all’adozione di mere formalità.

Del resto, come è ben precisato dall’art. 1, il Reg. Eu 679/2016 è incentrato sulla protezione delle persone fisiche attraverso la tutela dei dati personali (quale condizione necessaria per consentire libera circolazione dei dati personali), ed è in considerazione di tale ratio che si comprende la ragione per cui il principio di Responsabilizzazione introdotto dal GDPR, per trovare la sua particolare valenza, non può che rapportarsi esclusivamente su un piano concreto, non potendosi immaginare di salvaguardare i diritti e le libertà delle persone solo su un piano formale.

Ma proprio l’assenza di un modello di riferimento precostituito permette al Titolare del trattamento una ampia libertà di movimento dandogli la possibilità di assumere una reale condotta pro-attiva finalizzata alla concreta protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

Diviene necessario, a questo punto, la costruzione di un perimetro attorno che definisca, organizzi e strutturi tale libertà lungo un percorso di costante adeguamento, consentendo al Titolare di dar conto e dimostrare la propria accountability.

In tale direzione diviene utile adottare un modello organizzativo nell’ambito del trattamento dei dati personali che permetta di analizzare, impostare e strutturare le fasi di adeguamento al Regolamento Europeo del titolare con riguardo alle proprie specifiche attività di trattamento, attraverso cui inoltre mettere in linea, documentare e comprovare tutte le misure, le procedure e gli adempimenti posti in essere dal Titolare nel rispetto del GDPR e la loro efficacia.

Breve raffronto col modello organizzativo 231

Parlare di modello organizzativo privacy richiama immediatamente alla mente il modello di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs. 231/2001 riguardante la responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato, e consente di eliminare o attenuare il rischio e le conseguenze delle pesanti sanzioni amministrative e interdittive connesse alla commissione di particolari reati (cd. “reati presupposti”), similmente all’art. 30 del D. Lgs. 81/08 (Testo unico sulla sicurezza sul lavoro) che prevede anche qui la possibilità di istituire un idoneo modello di organizzazione e di gestione con efficacia esimente della responsabilità amministrativa dell’Ente nel caso di reati in ambito infortunistico.

L’adozione di un modello di organizzazione e gestione 231 è un elemento principale per la difesa dell’organizzazione nell’ambito della responsabilità amministrativa derivante dalla commissione di reati a condizione che sia rispettato il contenuto minimo inderogabile indicato dalla normativa in questione, così come disposto dagli artt. 6 e 7.

A differenza del D.lgs. 231/2001, invece, il Regolamento Europeo 679/2016 non è costruito attorno a uno specifico modello organizzativo e non prevede quindi un contenuto minimo inderogabile.

Ciò nonostante, alcuni degli adempimenti previsti dal GDPR trovano una loro corrispondenza o similitudine con quelli che rappresentano il contenuto minimo del modello 231 indicato degli artt. 6 e 7 del D.Lgs. 231, ovvero con riferimento alle seguenti prassi:

• individuare le attività di trattamento di dati personali più a rischio di violazioni e procedere a una valutazione di impatto sul trattamento dei dati quando un trattamento presenta rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone fisiche (art. 35 GDPR – cfr. art. 6, comma 2, lett. A, D.Lgs. 231/2001);
• prevedere e programmare misure di formazione per assicurare che coloro che agiscono sotto il titolare (o il responsabile) siano adeguatamente istruiti affinchè il trattamento sia effettuato conformemente al GDPR e garantisca la tutela dei diritti degli interessati (art. 29 GDPR – cfr. art. 6, comma 2, lett. B e D, D.Lgs. 231/2001);
• mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate sia per realizzare efficacemente i principi di protezione dei dati “by design” e “by default”, tenendo conto anche dei costi di attuazione, e sia per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio (artt. 25 e 32 GDPR – cfr. art. 6, comma 2, lett. C, D.Lgs. 231/2001);
• una volta scoperta una eventuale violazione di dati personali degli interessati, adottare misure atte a scongiurare il sopraggiungere di un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati anche successivamente al verificarsi di un Data Breach, rivedendo e implementando le misure adottate (art. 34 GDPR – cfr. art. 7, comma 4, D.Lgs. 231/2001);
• procedere a riesame della valutazione d’impatto sulla protezione dei dati quando insorgono variazioni del rischio nelle attività di trattamento (art. 35 GDPR – cfr. art. 7, comma 4, D.Lgs. 231/2001);
• procedere a un riesame e aggiornamento delle adottate misure tecniche e organizzative quando necessario, e ad un’integrazione delle garanzie necessarie per soddisfare i requisiti del regolamento anche nel corso del trattamento (art. 35 GDPR – art. 7, comma 4, D.Lgs. 231/2001.

Entrambi i modelli, poi, sono costruiti su un approccio fondato sulla valutazione rischio, ponendo al centro il principio di responsabilizzazione dell’organizzazione e prevedono inoltre la possibilità di riferirsi a codici di condotta per dimostrare la conformità alle normative di riferimento (art. 32 GDPR e art. 6 comma Dlgs. 231/2001), e dovranno essere adattati alla singola realtà aziendale e alle sue caratteristiche peculiari, in un percorso di costante adeguamento che tenga conto anche dell’evoluzione di un’organizzazione.

Inoltre, entrambi i modelli puntano a prevenire il rischio di un trattamento illecito dei dati personali, anche se per finalità differenti in quanto il sistema di controllo ex D.Lgs 231 è finalizzato alla prevenzione dei reati nell’interesse dell’organizzazione includendo tra i reati presupposto anche i delitti informatici e l’illecito trattamento dei dati (ovvero il “Cybercrime” art. 24-bis D.Lgs. 231/2001), mentre il GDPR ha come obiettivo la tutela dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati.

Una delle differenze da tenere in considerazione tra i due modelli risiede, infine, nella circostanza che, mentre con l’adozione preventiva di un efficace modello organizzativo 231 un’azienda può prevenire ed escludere la propria responsabilità amministrativa per reati commessi dai membri della propria organizzazione, l’adozione di un modello organizzativo in materia di dati personali non consente di per sé di escludere automaticamente la responsabilità dell’organizzazione in caso di data breach e/o di inadempimento ai principi e alle norme del GDPR, obbligando il titolare dell’organizzazione a un costante monitoraggio delle attività di trattamento e di implementazione e verifica delle misura adottate, anche per quanto adeguate possano essere sembrate all’inizio del percorso di adeguamento intrapreso, non essendo mai il Titolare esente dal rispetto integrale e costante degli adempimenti dettati dalla normativa privacy.

Come strutturare un modello organizzativo privacy

Va premesso che un modello unico e esaustivo generale da adottare che vada bene per ogni realtà aziendale non esiste, dovendo procedersi semmai con un modello “tailor made”, ovvero fatto su misura della singola organizzazione.

Come abbiamo visto, il modello organizzativo in materia di trattamento di dati personali permette al Titolare del trattamento, a seconda della sua organizzazione, una gestione responsabile e autonoma degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali e nel contempo di documentare e dimostrare in ogni momento:

• la conformità dei trattamenti al Regolamento Europeo;
• l’efficacia delle migliori misure scelte e adottate nelle attività di trattamento;
• il rispetto dei principi fondamentali stabiliti dal GDPR;

nonché, altrettanto importante, di permettere la titolare del trattamento di poter garantire la continuità nel tempo del percorso di adeguamento intrapreso, anche a fronte di eventuali variazioni dell’assetto organizzativo aziendale, e di rapportarsi con le autorità di controllo con un percorso di compliance ben strutturato e definito, che possa anche fornire alle autorità dei punti di riferimento nell’effettuazione dei controlli o nel percorso di verifica.

Per strutturare quindi correttamente un Modello Organizzativo Privacy occorre fare riferimento in particolare al considerando 74 e all’art. 24 del GDPR, che forniscono delle linee guida per l’adozione di adeguate ed efficaci misure tecniche e organizzative.

In particolare, occorrerà tenere conto:

• della natura del trattamento,
• dell’ambito di applicazione,
• del contesto del trattamento,
• delle finalità del trattamento,
• dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche,
• e come indicato dall’art. 25 GDPR, anche dello stato dell’arte e di costi di attuazione delle misure adeguate alla tutela dei dati personali, nonché della portata del trattamento.

Con riferimento al tema che stiamo esaminando, è il caso di sottolineare che l’art. 25 GDPR introduce dei principi basilari sulla cui scorta delineare correttamente un modello organizzativo privacy: si tratta dei principi di privacy by design e privacy by default, ovvero della “protezione dei dati fin dalla progettazione” e “protezione dei dati per impostazione predefinita” che, in funzione del approccio del GDPR incentrato sulla valutazione del rischio, impongono al Titolare del trattamento o al Responsabile, sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso, di mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del regolamento e tutelare i diritti degli interessati, determinando la misura di responsabilità di Titolare e responsabile, ed attuando i principi di protezione dei dati (quali la minimizzazione), come definiti dall’art. 5 GDPR.

Nella costruzione del modello organizzativo privacy è utile inoltre tenere in considerazione anche i recenti standard forniti dalle normative ISO, in particolare la ISO/IEC 27701, di recente pubblicazione (agosto 2019), per la gestione delle informazioni personali e della privacy (che va ad aggiornare le normative precedenti quali la ISO/ IEC 27001:2017 e la ISO/IEC 27002), volta a fornire uno strumento pratico alle organizzazioni per implementare il sistema di gestione e sicurezza dei dati personali, per documentare le scelte di natura tecnica e organizzativa adottate, per migliorare i controlli e le verifiche interne e da ultimo per coordinarsi con le autorità di controllo per le verifiche del caso.

In alternativa a tale norma rimane una validissima opzione orientarsi verso la ISO 29100, finalizzata a definire un manuale operativo in ambito privacy, pubblicata nel 2011 e aggiornata nel 2015.

Sia che si integrino o meno tali normative nella predisposizione del modello organizzativo, rimane comunque importante raccogliere e mettere in linea tutte le attività di adeguamento previste, compiute e da implementare, aggiornando sempre il modello.

Il modello organizzativo in pratica

Attraverso il modello in questione sarà possibile quindi mettere in ordine sistematico tutte le procedure e le misure da adottare e adottate nel percorso di adeguamento, con la relativa documentazione.

Nella pratica, il modello potrà essere strutturato al fine di dare conto e raccogliere in ordine sistematico:

• le disposizioni normative che regolano il settore di appartenenza dell’organizzazione in ambito privacy;
• la definizione dei principi e dei termini fondamentali in ambito Privacy in relazione alla natura dei trattamenti effettuati;
• la descrizione dell’organizzazione e la tipologia dei trattamenti di dati personali;
• la mappatura dei flussi informativi e la tipologia di dati trattati;
• l’organigramma del Titolare;
• le privacy policy (ad es. informative privacy per clienti, personale, fornitori, utenti esterni, ecc.; modelli di consenso al trattamento);
• i ruoli, le funzioni e le responsabilità del Titolare del Trattamento nonché dei soggetti delegati al trattamento dati personali;
• i rapporti contrattuali tra Titolare, Contitolari, Responsabili del Trattamento e, se nominato, del DPO e le relative responsabilità;
• gli atti di nomina degli autorizzati interni al trattamento, con le relative competenze, doveri, ruoli e responsabilità (ex art. 2 quaterdecies D.lGS. 101/2018 e art. 29 GDPR);
• le attività di formazione del personale, predisponendo un sistema che documenti la formazione svolta per ciascun soggetto (art. 39 GDPR);
• le procedure di comportamento del personale interno e le policy di utilizzo dei sistemi e dispositivi elettronici, e-mail, internet, e sistemi di archiviazione elettronica;
• le procedure di audit per verificare la compliance al GDPR;
• la valutazione delle misure tecniche e organizzative per garantire livelli di sicurezza adeguati al rischio (art. 32, par. 2, GDPR);
• la documentazione inerente al riesame, agli aggiornamenti e all’implementazione delle misure tecniche e organizzative adottate;
• la procedura di valutazione dei rischi (Risk Assessment) ex art. 32, paragrafo 2, GDPR, e la procedura di valutazione di impatto (DPIA) dei trattamenti previsti sulla protezione dei dati in presenza di rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati;
• le prassi operative in caso di violazioni di dati (“Data Breach”) e di incidenti della sicurezza sia per la propria organizzazione che per gli eventuali responsabili del trattamento e/o contitolari;
• le procedure per l’esercizio dei diritti degli interessati;
• i modelli di notifica al Garante ex art. 33 in caso di data breach e di comunicazione agli interessati ex art. 34 GDPR, il modello di richiesta di esercizio dei diritti degli interessati e di riscontro da parte dell’organizzazione;
• l’adozione di codici di condotta e/o modelli organizzativi L. 231/2001;
• le certificazioni aziendali.

Se poi si tratta di un gruppo di imprese occorrerà anche chiarire e definire il ruolo delle singole società all’interno del gruppo, i rapporti interni e quelli con la capogruppo, come avviene la circolazione dei dati tra le singole entità, le rispettive responsabilità, le finalità dei trattamenti effettuati da ciascuna entità e via dicendo.

Utilità del modello organizzativo privacy

Perché possa essere utile anche su un piano organizzativo oltre che funzionale, il modello dovrà essere poi portato a conoscenza di tutti i soggetti che a vario titolo operano all’interno dell’organizzazione e sono coinvolti nelle attività di trattamento dei dati personali, insieme a tutta la documentazione elaborata in ambito di privacy perché la stessa sia liberamente fruibile e visionabile da tutti i dipendenti e collaboratori migliorando in tal modo anche il coordinamento e il dialogo tra le diverse funzioni aziendali, permettendo di mantenere un costante percorso di adeguamento anche nel caso di modifiche dell’organizzazione aziendale.

L’adozione di un modello organizzativo privacy permette inoltre all’organizzazione di rispettare il dovere di collaborazione con le autorità di controllo nelle ispezioni e nell’esecuzione dei loro compiti, qualora richiesto, come stabilito espressamente dagli artt. 30, paragrafo 4, e 31 del GDPR.

Il modello organizzativo privacy rappresenta quindi per le organizzazioni che trattano dati personali, insieme al registro delle attività di trattamento e al registro dei data breach, uno strumento fondamentale per raggiungere la conformità al GDPR.

Infine, la maggiore utilità che possa derivare ad una organizzazione deriva dalla capacità di far dialogare tra loro tutti i modelli organizzativi adottati, mettendoli in relazione l’un con l’altro, e il modello privacy essendo l’ultimo, in senso cronologico, di una serie di processi di razionalizzazione di procedure organizzative aziendali può rappresentare il punto di riferimento e di raccordo per tutti i modelli organizzativi precedentemente adottati, rappresentando il trattamento dei dati personali un’attività trasversale ad ogni settore aziendale.