Nell’era della trasformazione digitale, la privacy è diventata una componente essenziale di qualsiasi organizzazione. La crescente consapevolezza dei rischi legati alla protezione dei dati personali e l’introduzione di normative sempre più stringenti, come il GDPR, hanno portato le organizzazioni a sviluppare strumenti e processi specifici per garantire la conformità.
In questo contesto, il sistema di gestione privacy (SGP) e il modello organizzativo privacy (MOP) rappresentano due pilastri della privacy governance. Tuttavia, la loro natura complementare e la differenza di funzioni spesso generano confusione, specialmente in ambito operativo.
Questo articolo si propone di analizzare in dettaglio le caratteristiche e le interazioni di SGP e MOP, fornendo una guida chiara e approfondita per comprenderne il ruolo nella gestione della privacy.
Indice degli argomenti
Sistema di gestione privacy: la componente dinamica
Il sistema di gestione privacy (SGP) è l’insieme strutturato e dinamico di processi, procedure e strumenti che consente a un’organizzazione di monitorare e gestire la protezione dei dati personali in modo continuo.
Questo sistema si distingue per la sua natura operativa e altamente configurabile, che gli conferisce le seguenti caratteristiche:
- capacità di adattamento: è in grado di rispondere con efficacia a cambiamenti normativi, tecnologici e organizzativi;
- flessibilità: può essere applicato a organizzazioni attive nei settori dei servizi, della manifattura e della pubblica amministrazione, indipendentemente dal comparto specifico, dalla forma giuridica o dalle dimensioni dell’organizzazione.
Gli elementi cardine del SGP includono attività come:
- azioni per garantire i diritti degli interessati;
- la pianificazione di audit periodici;
- l’esecuzione di valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA);
- la formazione del personale coinvolto e l’aggiornamento costante delle politiche e delle procedure.
Un esempio concreto della dinamicità del SGP è rappresentato dalla gestione di un incidente di sicurezza. In tale scenario, il SGP prevede di:
- attivare processi di risposta rapida;
- monitorare l’impatto dell’evento;
- notificare l’incidente alle autorità competenti;
- aggiornare l’analisi dei rischi e le procedure interne per prevenire futuri incidenti simili, individuando a monte le cause all’origine dell’evento.
Questo approccio proattivo e adattivo è essenziale per garantire che l’organizzazione rimanga conforme alle normative sulla privacy e riduca i rischi operativi.
Per una migliore comprensione, è utile fare riferimento alla definizione di “3.18 Sistema di gestione” mutuata dalla norma UNI EN ISO 19011:2018, “Linee guida per audit di sistemi di gestione”.
Essa definisce il sistema di gestione come un “insieme di elementi correlati o interagenti di un’organizzazione, finalizzato a stabilire politiche, obiettivi e processi per il conseguimento di tali obiettivi. Gli elementi dei sistemi di gestione includono la struttura, i ruoli e le responsabilità, la pianificazione, il funzionamento, le politiche, le pratiche, le regole, le convenzioni, gli obiettivi e i processi dell’organizzazione necessari per raggiungere tali obiettivi”.
Nel contesto della protezione dei dati personali, gli “obiettivi da conseguire” si riferiscono alla garanzia della riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali, nonché al rispetto e alla tutela dei diritti dell’interessato, come espressamente richiesto dal GDPR.
In tale quadro, il sistema di gestione della protezione dei dati (SGP) si presenta come un’entità immateriale, un insieme strutturato di politiche, procedure, processi e strumenti progettati per garantire la tutela e il corretto trattamento dei dati personali all’interno di un’organizzazione.
Questo sistema, pur essendo intangibile nella sua natura concettuale, trova la sua espressione concreta e operativa nel modello organizzativo privacy. Il MOP, infatti, costituisce il documento cardine del sistema, in cui vengono dettagliati in modo chiaro e organico:
- i principi fondamentali;
- le linee di azione operative;
- le istruzioni specifiche;
- le misure di sicurezza da adottare per assicurare la conformità alle normative sulla protezione dei dati, nonché per promuovere una cultura della privacy a tutti i livelli organizzativi.
Modello organizzativo privacy: la componente statica
Il modello organizzativo privacy (MOP) rappresenta la documentazione ordinata che formalizza e sancisce le regole e i principi su cui si basa il SGP. In altre parole, è il riferimento normativo interno e organizzativo che struttura e supporta il sistema di gestione.
Il MOP include politiche aziendali, regolamenti interni, procedure, linee guida operative, modelli quali ad esempio nomine di responsabili, informative e altre documentazioni necessarie per disciplinare il trattamento dei dati personali all’interno dell’organizzazione come, ad esempio, il/i registro/i del trattamento, l’analisi dei rischi.
Pur avendo una natura prevalentemente statica o meglio un tasso di aggiornamento molto più lento del SGP, il MOP non è immutabile. Deve essere periodicamente aggiornato per riflettere i cambiamenti nel contesto normativo o nell’organizzazione stessa. Ad esempio, l’introduzione di nuove tecnologie o l’adozione di nuovi servizi digitali o ancora di nuove norme potrebbe richiedere una revisione delle politiche di sicurezza e delle linee guida operative incluse nel MOP.
Questo costante allineamento assicura che il MOP rimanga uno strumento efficace e pertinente per la governance della privacy ed il criterio per l’effettuazione degli audit sul sistema di gestione della privacy.
A differenza del SGP il MOP è un’entità fisica costituita da “carte” e “file” che dà “corpo” all’SGP.
La complementarità tra SGP e MOP
La relazione tra SGP e MOP è di tipo simbiotico.
Il SGP rappresenta l’applicazione pratica delle direttive e delle regole stabilite dal MOP, mentre il MOP fornisce la base strutturale e normativa necessaria per garantire coerenza e conformità. Per comprendere meglio questa relazione, possiamo utilizzare una metafora: il SGP è come una macchina che opera dinamicamente, mentre il MOP è il manuale di istruzioni che ne descrive il funzionamento e ne stabilisce le regole d’uso.
Questo rapporto è essenziale per garantire che la gestione della privacy sia non solo efficace ma anche conforme alle normative. Ad esempio, il SGP può prevedere audit regolari per verificare la conformità delle operazioni aziendali alle politiche descritte nel MOP.
Nel caso in cui emergano incongruenze, il modello organizzativo privacy (MOP) potrebbe necessitare di un aggiornamento per includere nuove procedure o per chiarire meglio le direttive già esistenti. In alternativa, potrebbe rendersi necessario un riesame del funzionamento del sistema di gestione della protezione dei dati (SGP), al fine di individuare eventuali criticità operative.
In altre parole, se il sistema non funziona correttamente o presenta inefficienze, è indispensabile determinare l’origine del problema. Potrebbe trattarsi di istruzioni inadeguate o poco chiare contenute nel MOP, oppure di istruzioni adeguate che, tuttavia, non vengono applicate correttamente dagli operatori coinvolti nel SGP.
A questo punto, è fondamentale interrogarsi sul motivo per cui le istruzioni non vengano applicate correttamente. Le cause possono essere molteplici: ad esempio, gli operatori potrebbero mancare delle competenze necessarie, non essere pienamente consapevoli del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, oppure non disporre delle risorse adeguate per svolgere i propri compiti in modo efficace.
Per affrontare e risolvere tali problematiche, è indispensabile procedere a una revisione dei processi, o di alcune loro parti, e, ove necessario, aggiornare le istruzioni operative. Questo approccio conduce inevitabilmente a un ritorno al modello organizzativo privacy (MOP), il fulcro documentale del sistema.
Il sistema di gestione della protezione dei dati (SGP) e il MOP sono strettamente interconnessi: l’uno influisce sull’altro, pur mantenendo una propria autonomia concettuale e funzionale. Questa relazione di reciproca dipendenza costituisce un ciclo continuo di interazione, fondamentale per garantire che il sistema di gestione della privacy resti solido, efficace e capace di adattarsi ai cambiamenti, dimostrando così resilienza.
Tuttavia, a questo punto, emerge una domanda legittima: il modello organizzativo privacy (MOP) è davvero indispensabile? Non rischia forse, nella sua funzione di formalizzazione documentale, di trasformarsi in un esercizio autoreferenziale, privo di reale utilità pratica?
Per rispondere a questo quesito, è essenziale valutare se il MOP riesca a tradurre concretamente i principi di protezione dei dati in pratiche operative efficaci, oppure se si limiti a rappresentare un mero adempimento burocratico, perdendo così il suo valore strategico
In realtà, il MOP è uno strumento indispensabile. Come tutta la documentazione di supporto a un sistema di gestione, esso svolge un ruolo fondamentale nel garantire l’efficace condivisione delle informazioni, sia all’interno dell’organizzazione tra i collaboratori, sia verso l’esterno, coinvolgendo clienti e fornitori.
Inoltre, il MOP consente di:
- disporre di criteri oggettivi per l’esecuzione delle attività di audit;
- stabilire e comunicare le competenze necessarie alle diverse funzioni aziendali per svolgere i compiti assegnati.
In altri termini, il MOP è un ausilio essenziale per il sistema di gestione. Senza di esso, il sistema rischierebbe di presentare lacune difficilmente colmabili, compromettendo la coerenza e l’efficacia complessiva del modello organizzativo.
Praticità e semplificazione: una visione pragmatica
In ambito operativo, soprattutto nei contesti meno tecnici, il modello organizzativo privacy (MOP) viene spesso percepito come una rappresentazione formale e documentale dell’intero sistema di gestione della protezione dei dati (SGP). Sebbene questa visione risulti concettualmente riduttiva e imprecisa, si rivela utile per illustrare la relazione tra i due strumenti a un pubblico più ampio e meno esperto.
Tuttavia, è importante chiarire che il MOP non esaurisce la complessità del SGP. Quest’ultimo comprende, oltre alla documentazione statica, anche elementi dinamici e operativi che non possono essere pienamente descritti attraverso un modello documentale. Si tratta di aspetti legati all’implementazione concreta, ai processi in evoluzione e all’interazione continua tra persone, tecnologie e normative.
Questa distinzione risulta essenziale per evitare fraintendimenti e per garantire che le organizzazioni sviluppino il MOP e il SGP come strumenti distinti ma strettamente integrati e complementari. Una comprensione chiara della funzione di ciascuno dei due strumenti permette alle aziende di affrontare le sfide della protezione dei dati con maggiore efficienza e competenza.
Conclusioni
La gestione della privacy richiede un equilibrio tra azione e struttura. Il sistema di gestione privacy (SGP) e il modello organizzativo privacy (MOP) incarnano rispettivamente queste due dimensioni fondamentali. Il SGP fornisce la forza operativa per gestire la protezione dei dati in modo dinamico e adattabile, mentre il MOP offre la base documentale che garantisce coerenza e conformità.
La loro complementarità è essenziale per costruire un sistema di gestione della privacy efficace, capace di rispondere alle sfide normative e tecnologiche del presente e del futuro.
Comprendere e applicare correttamente questi strumenti è un passo fondamentale verso una governance della privacy solida e resiliente, in grado di proteggere i dati personali e rafforzare la fiducia degli stakeholder.
