Con decisione del 18 ottobre 2021 l’EDPB ha lanciato la sua prima azione nell’ambito di applicazione coordinata sull’uso dei servizi basati su cloud da parte del settore pubblico.
Il tema scelto e lo strumento del CEF (Coordinate Enforcement Framework) si collocano perfettamente in quella che è stata definita in ambito europeo la “bussola digitale” nata a seguito della riunione del 1 e 2 ottobre 2020 durante la quale i leader UE avevano invitato la Commissione a presentare un progetto che definisse gli obiettivi del prossimo decennio dell’UE in ambito di digitalizzazione.
“Bussola per il digitale – Decennio digitale europeo: obiettivi digitali per il 2030” è il documento presentato dalla Commissione a marzo 2021 e pone come obiettivi quattro elementi fondamentali che sono così individuati:
- competenze;
- infrastrutture digitali sicure e sostenibili;
- trasformazione digitale delle imprese;
- digitalizzazione dei servizi pubblici.
Indice degli argomenti
Obiettivo: la digitalizzazione del settore pubblico in UE
In questa prospettiva, dunque, insieme alla digitalizzazione delle imprese, la Commissione Europea ha individuato quale obiettivo primario l’avanzamento in termini di digitalizzazione del settore pubblico europeo, in via complementare rispetto al settore privato delle imprese.
Lo scopo infatti è il raggiungimento del 100% dei servizi pubblici fondamentali online, compreso il più delicato settore sanitario con l’accesso dei cittadini alla propria cartella clinica e almeno l’80% dell’utilizzo delle identità digitali da parte dei cittadini europei.
Il raggiungimento degli obiettivi, tuttavia, sarà il risultato di un meccanismo di coinvolgimento e cooperazione annuale sia delle istituzioni europee ma soprattutto degli Stati membri. In questa ottica l’attivazione del CEF risponde pienamente a tale logica. Nato nel 2020 il CEF è lo strumento attraverso cui le Autorità di controllo dell’EDPB possono coordinare le attività annuali ricorrenti (nel documento pubblicato si parla di “azione coordinata annuale”).
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Azioni coordinate tra le Autorità di controllo
L’obiettivo è quello di facilitare azioni coordinate tra le varie Autorità e che vanno dalla sensibilizzazione alla raccolta di informazioni congiunte fino alle indagini (anche congiunte) al fine di garantire la conformità al GDPR e quindi i diritti e le libertà dei cittadini nonché ridurre il rischio legato ai servizi basati sulle nuove tecnologie nel settore della protezione dei dati.
Il CEF trova il suo fondamento normativo nell’art. 57 par. 1 lett. g) GDPR secondo cui ogni Autorità di controllo “collabora, anche tramite scambi di informazioni, con le altre autorità di controllo e presta assistenza reciproca al fine di garantire l’applicazione e l’attuazione coerente del presente regolamento; e 58 par. 3 GDPR secondo cui le autorità di controllo nazionali partecipano all’azione coordinata annuale sulla base dei poteri consultivi e dei compiti di monitoraggio e sensibilizzazione.
In questo quadro normativo l’EDPB decide annualmente il tema predefinito su cui concentrare le attività coordinate per l’anno di riferimento approvando così lo schema procedurale entro il quale può svolgersi l’azione coordinata. La scelta del tema, non essendo la partecipazione a tale attività obbligatoria, è volta alla massima inclusività al fine di garantire l’effettiva partecipazione delle singole Autorità.
Durante il corso dell’anno le autorità di controllo saranno chiamate a condividere periodicamente i progressi ottenuti dalla raccolta delle informazioni pertinenti nonché dalla individuazione delle migliori pratiche da adottare.
Successivamente i risultati saranno quindi consolidati in una relazione a livello centrale dall’EDPB.
L’azione coordinata tuttavia non si esaurisce con la relazione che invece viene condivisa con le singole Autorità che saranno ulteriormente chiamate a formulare raccomandazioni in merito ai seguiti dell’azione annuale.
Soltanto dopo questa fase le autorità di controllo, al fine di perfezionare il CEF riesamineranno il processo nel suo complesso anche al fine di semplificare le azioni coordinate per gli anni successive.
Resta quindi un monitoraggio continuo sulla tematica oggetto di approfondimento anche per gli anni successivi.
Gli strumenti a disposizione delle Autorità
Ma quali sono le differenze rispetto all’obbligo di assistenza reciproca tra le autorità ex art. 61 del GDPR e rispetto alle c.d. operazioni congiunte ex art. 62 GDPR?
I due istituti in realtà se pur apparentemente simili, celano differenze sostanziali che tuttavia potrebbero portare, in alcuni casi, a sovrapposizioni degli strumenti messi a disposizione dalla normativa.
Lo stesso documento pubblicato dall’EDPB intende chiarire le differenze tra gli strumenti a disposizione delle Autorità. La ratio dei due istituti è infatti differente: lo strumento di mutua assistenza ex art. 61 GDPR, infatti, impone l’obbligo di cooperazione tra le Autorità nazionali in tutti i casi in cui l’Autorità di un singolo Paese necessiti di assistenza di altra Autorità per lo svolgimento dei suoi compiti.
La logica invece che sottende il CEF è sostanzialmente diversa e ha l’obiettivo di facilitare l’esame e l’approfondimento di una particolare questione da parte di più autorità di controllo nei rispettivi Paesi con lo scopo di fornire un quadro di riferimento unitario al fine di una risposta comune e omogenea nell’ambito dell’UE.
In questa ottica è chiaro che, se pur utilizzabile come strumento di attuazione del CEF, l’EDPB chiarisce che dovrebbe essere evitata l’attivazione dell’art. 61 GDPR nell’ambito del CEF in quanto trattasi di una azione di partecipazione volontaria e non un obbligo così come sarebbe a seguito dell’attivazione della procedura di mutua assistenza.
Allo stesso modo le differenze con lo strumento individuato dall’art. 62 GDPR relativo alle operazioni congiunte delle autorità di controllo si differenzia per avere un quadro di applicazione sicuramente più limitato e comunque più definito secondo cui “1. Se del caso, le autorità di controllo conducono operazioni congiunte, incluse indagini congiunte e misure di contrasto congiunte, cui partecipano membri o personale di autorità di controllo di altri Stati membri. 2. Qualora il titolare del trattamento o responsabile del trattamento abbia stabilimenti in vari Stati membri o qualora esista la probabilità che il trattamento abbia su un numero significativo di interessati in più di uno Stato membro un impatto negativo sostanziale, un’autorità di controllo di ogni Stato membro in questione ha il diritto di partecipare alle operazioni congiunte.
Tuttavia, l’operatività garantita da tale strumento previsto dall’art. 62 GDPR è sicuramente utilizzabile, afferma l’EDPB, anche nella più ampia attività a cui mira il CEF al fine di garantire un quadro generale più ampio ed espletare quindi il ruolo per cui è stato creato.
Il meccanismo dello sportello unico
Infine, in relazione al meccanismo dello sportello unico, l’EDPB chiarisce che attraverso il meccanismo CEF tutte le Autorità di controllo che partecipano sono competenti in merito alle verifiche sui titolari/ responsabili coinvolti.
Tuttavia, lo strumento dello sportello unico potrebbe esser attivato nell’ambito del CEF qualora ci siano attività di trattamento transfrontaliero in relazione al tema dell’attività coordinata.
In questa prospettiva l’EDPB però suggerisce di “seguire le procedure descritte per trattare i casi transfrontalieri determinando caso per caso la linea d’azione migliore. È opportuno tenere presente che in questi casi gli articoli 61 e 62 del RGDP possono servire a ridurre oneri eccessivi a carico della (nuova) autorità di controllo capofila”.
