Videosorveglianza e privacy, i consigli per installare un impianto a norma

Videosorveglianza e privacy rappresentano due aspetti importanti della quotidianità aziendale che devono essere affrontati e gestiti in maniera contestuale onde evitare possibili violazioni delle libertà e dei diritti dei lavoratori.

La disponibilità di prodotti e la facilità di installazione e configurazione consentono ormai a chiunque di installare un impianto di videosorveglianza senza particolari problemi. È anche vero, però, che la facilità di installazione e la possibilità del “fai da te” portano molto spesso le aziende a trascurare o non considerare che un impianto di videosorveglianza installato sui luoghi di lavoro è soggetto a diverse norme e adempimenti, per esempio il GDPR. Approfondiamo, dunque, il framework normativo.

Videosorveglianza e privacy: il contesto normativo

I riferimenti normativi che regolano l’installazione e l’utilizzo di un sistema di videosorveglianza in azienda possono così essere riepilogati:

1. lo statuto dei Lavoratori legge 300/1970, modificato dal D.lgs. 151/2015, il così detto Jobs Act, nello specifico l’articolo 4;
2. il Codice della Privacy D.lgs. 196/2003 (novellato dal D.lgs. n. 101/2018), nello specifico l’articolo 114;
3. il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR).
4. il Provvedimento generale del Garante in materia di videosorveglianza 8 aprile 2010;
5. la delibera del Garante [doc. web. n. 9058979] 11 ottobre 2018 “Elenco delle tipologie di trattamenti soggetti a requisito di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35, comma 4, del Regolamento (UE) n. 2016/679”;
6. la guida in materia di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati WP 248;
7. la circolare dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro n. 5/2018;
8. il DM 37/2008;
9. il D.lgs. 81/2008 (TU Sicurezza).

Statuo dei Lavoratori: un punto fermo in materia

L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori recita: “1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi”.

Il primo presupposto per l’installazione sarà quindi un accordo sindacale o un’autorizzazione rilasciata dalla sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

Fondamentale che l’accordo o l’autorizzazione precedano sempre l’installazione del sistema, anche se questo dovesse essere spento e non utilizzato. In mancanza dell’accordo o dell’autorizzazione la norma sanziona a prescindere che l’impianto sia spento o non utilizzato e va ricordato che la sanzione è applicata anche a eventuali impianti “finti”, cioè quegli impianti dove i dispositivi (telecamere) sono finti ed installati solo a scopo di dissuasione.

La documentazione per richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro “Istanza di autorizzazione all’installazione di apparati audiovisivi” è scaricabile dal sito istituzionale.

L’articolo 38 dello Statuto dei Lavoratori si occupa delle sanzioni penali o amministrative e prevede l’ammenda da 154,94 euro a 1.549,37 euro in alternativa all’arresto da 15 giorni a 1 anno. Questo articolo è richiamato anche dall’articolo 171 del “nuovo” Codice Privacy 196/2003.

Videosorveglianza e privacy: il modello di autorizzazione INL

Nel modello dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro si dovranno indicare quali sono le esigenze per cui si richiede l’autorizzazione all’installazione dell’impianto (sicurezza del lavoro, esigenze organizzative e produttive, tutela del patrimonio aziendale) e si dovrà allegare una relazione (firmata dal legale rappresentante) nella quale si illustrerà le caratteristiche dell’impianto.

Le caratteristiche dell’impianto sostanzialmente dovranno rispondere alle prescrizioni del Provvedimento generale del Garante in materia di videosorveglianza 8 aprile 2010.

Il provvedimento sulla videosorveglianza, a scanso di equivoci, continua ad essere applicato anche dopo l’entrata in vigore del Regolamento Europeo 2016/679 e l’articolo 170 del novellato Codice Privacy 196/2003 ci ricorda che “1. Chiunque, essendovi tenuto, non osserva il provvedimento adottato dal Garante ai sensi degli articoli 58, paragrafo 2, lettera f) del Regolamento, dell’articolo 2-septies, comma 1, nonché i provvedimenti generali di cui all’articolo 21, comma 1, del decreto legislativo di attuazione dell’articolo 13 della legge 25 ottobre 2017, n. 163 è punito con la reclusione da tre mesi a due anni.”

La relazione da allegare alla domanda di richiesta autorizzazione dovrà quindi illustrare:

• specificazione dettagliata delle esigenze per la quale si necessita di un impianto di videosorveglianza;
• le modalità di funzionamento dell’impianto, di conservazione delle immagini e della loro gestione;
• caratteristiche tecniche delle telecamere utilizzate, siano esse interne o esterne;
• modalità di funzionamento e caratteristiche del sistema di registrazione, con particolare attenzione alle modalità di conservazione dei “log di accesso” che non dovrà essere comunque inferiore ai sei mesi (Circolare INL n. 5/2018);
• numero degli eventuali monitor per la visualizzazione real-time e loro posizione (i monitor dovranno essere visibili solo al personale autorizzato e incaricato);
• dettagli sull’orario di funzionamento dell’impianto;
• tempi di conservazione delle immagini, compresa l’eventuale motivazione per prolungare la registrazione oltre le 24/48 ore.

Non è più necessario allegare la planimetria con la posizione delle telecamere, come specificato nella Circolare INL n. 5/2018: “… non appare fondamentale specificare il posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare fermo restando, comunque, che le riprese effettuate devono necessariamente essere coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo e dichiarate nell’istanza…”.

Il Provvedimento sulla videosorveglianza

I punti salienti generali del provvedimento sono:

• limitazione al periodo di conservazione delle immagini (paragrafo 3.4). Conservazione massima di 24 ore eventualmente estendibile alle 48 per la copertura di eventuali festività o chiusure. Per esigenze specifiche è possibile arrivare a massimo 7 giorni;
• l’autorizzazione e la formazione degli incaricati alla gestione, visualizzazione del sistema, così come richiesto anche dal Regolamento UE 2016/679;
• accesso controllato al sistema di videoregistrazione mediante utenze specifiche con permessi specifici.

Consiglio una attenta lettura del provvedimento per identificare eventuali prescrizione legate al proprio ambito di utilizzo.

Videosorveglianza e privacy: cosa prevede il GDPR

L’articolo 35 del Regolamento UE 2016/679 richiede al Titolare del trattamento di effettuare, prima di procedere ad un trattamento che può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, una valutazione dell’impatto dei trattamenti previsti. Il Paragrafo 4) del medesimo articolo inoltre specifica che “L’autorità di controllo redige e rende pubblico un elenco delle tipologie di trattamenti soggetti al requisito di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati…”.

Il Garante con delibera del 11 ottobre 2018 “Elenco delle tipologie di trattamenti soggetti a requisito di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35, comma 4, del Regolamento (UE) n. 2016/679.” [doc. web. n. 9058979] e relativo allegato 1) ha inserito (punto 5 dell’allegato) il “trattamento della videosorveglianza nell’ambito del rapporto di lavoro” tra i trattamenti per i quali è richieste la valutazione d’impatto, secondo le linee guida del WP 248, che dovrà quindi precedere l’installazione dell’impianto.

In realtà, già nel provvedimento relativo alla videosorveglianza dell’8 aprile 2010, la prescrizione 3.2.1 richiedeva la Verifica preliminare “… quando vi sono rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali…”.

L’informativa per la videosorveglianza

Fondamentale che gli interessati siano informati della presenza di un’area videosorvegliata, prima di entrare nel raggio di copertura delle telecamere.

L’informativa (definita anche informativa breve), della quale si può trovare un facsimile all’interno del Provvedimento in materia di videosorveglianza 8 aprile 2010 [doc. web. N. 1712680] allegato 1 e allegato2, dovrà essere chiaramente visibile e riportare il riferimento al “titolare del trattamento” e alla finalità del trattamento cioè alla finalità della registrazione. Occorre fare molta attenzione a cartelli senza l’indicazione del titolare e/o della finalità: si tratta di due elementi essenziali.

Si consiglia poi di rinviare l’interessato, ad esempio mediante sito web, ad un testo completo conforme a quanto richiesto dall’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679.

Progettazione e installazione

L’impianto deve essere realizzato nel rispetto della normativa tecnica il D.M. n. 37/2008. Gli impianti di videosorveglianza rientrano nell’articolo 1, comma 2 lettera b) del D.M. 37/2008 come precisato dalla circolare n. 279/2013 del Consiglio Nazionale degli Ingegneri.

La circolare precisa anche che qualora gli impianti di videosorveglianza siano posti a servizio degli edifici, qualsiasi sia la loro destinazione d’uso, interni ed esterni e coesistano con impianti elettrici soggetti a obbligo di progettazione (art. 5 comma 2 lett. e) anche l’impianto di videosorveglianza sarà soggetto a progettazione da parte di un professionista abilitato iscritto all’albo.

L’installatore dovrà quindi rilasciare la dichiarazione di conformità dell’impianto realizzato, con i seguenti allegati obbligatori:

• progetto ai sensi degli articoli 5 e 7;
• relazione con tipologie dei materiali utilizzati;
• schema di impianto realizzato;
• riferimento a dichiarazioni di conformità precedenti o parziali, già esistenti;
• copia del certificato di riconoscimento dei requisiti tecnico-professionali.
• attestazione di conformità per impianto realizzato con materiali o sistemi non normalizzati.

Conclusioni

Sintetizzando, possiamo riepilogare nei seguenti punti le attività richieste per implementare un sistema di videosorveglianza in azienda:

• predisporre il progetto dell’impianto e la relazione tecnica che si dovrà poi allegare alla domanda di autorizzazione all’Ispettorato Nazionale del Lavoro o allegare all’accordo sindacale;
• predisporre la valutazione d’impatto sul trattamento secondo le linee guida WP 248;
• presentare la domanda all’Ispettorato Nazionale del Lavoro o raggiungere l’accordo con le rappresentanze sindacali;
• individuare, autorizzare e formare gli incaricati al trattamento e gli amministratori di sistema del sistema di videosorveglianza;
• integrare il registro dei trattamenti e nominare se necessario a tesponsabile del trattamento eventuali soggetti esterni che operano sul sistema;
• predisporre una informativa conforme Regolamento UE 2016/679 da pubblicare sul sito o mettere a disposizione della segreteria;
• dopo aver ricevuto l’autorizzazione dell’INL o l’accordo delle rappresentanze sindacali e con il risultato della Valutazione d’impatto è possibile procedere all’installazione dell’impianto che dovrà comprendere anche i cartelli dell’informativa breve.