Whistleblowing e protezione dati: gli adempimenti per garantire la compliance del trattamento

Lo scorso 7 aprile, il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto nuovamente, con un provvedimento sanzionatorio, sul tema della corretta adozione di misure a tutela della riservatezza degli autori di segnalazioni nell’ambito del whistleblowing.

Il provvedimento in oggetto, che non è il primo sull’argomento, è utile per riportare al centro dell’attenzione la necessità, per tutti i soggetti che soggiacciono alla normativa in materia di segnalazione di illeciti, di adottare sistemi, canali e piattaforme che consentano di tutelare la riservatezza e l’anonimato dei segnalanti e delle altre figure coinvolte.

La materia è resa complessa dall’intersecarsi di più fonti normative e dagli interventi regolatori di due differenti autorità, l’ANAC da una parte, il Garante per la protezione dei dati personali dall’altra.

Il recente intervento del Garante privacy, che ha comminato due distinte sanzioni nei confronti del titolare del trattamento (un’azienda ospedaliera) e del fornitore del software, ha chiarito, una volta di più, quali siano gli adempimenti che il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) impone in materia di trattamento dei dati personali.

Whistleblowing con violazioni del GPDR: il Garante privacy sanziona azienda ospedaliera e provider

Whistleblowing e protezione dati: il caso

Nel caso di specie, l’Autorità, nell’ambito delle proprie attività ispettive, ha effettuato una verifica sulle modalità organizzative per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite presso un’azienda sanitaria.

Nel corso delle indagini sono emerse numerose violazioni delle norme in materia di privacy e, in particolare:

1. la mancanza di un’informativa sul trattamento specifica per il whistleblowing;
2. il mancato censimento del trattamento all’interno del registro ai sensi dell’art. 30 GDPR;
3. la mancata conduzione di una valutazione di impatto sul trattamento ai sensi dell’art. 35 GDPR.

Accanto a ciò, il Garante ha rilevato plurime violazioni dei principi di privacy by design e privacy by default di cui all’art. 25 GDPR, tanto sotto il profilo organizzativo, quanto in relazione alla configurazione del sistema stesso.

In particolare, nel corso dell’istruttoria è emerso che il sistema effettuava il tracciamento dei file di log di accesso e delle operazioni compiute dai soggetti che accedevano all’applicativo.

Inoltre, l’accesso alla rete pubblica del titolare avveniva attraverso un firewall che registrava i log delle operazioni di navigazione effettuate. Ciò unitamente a dati che consentono di risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante.

La condotta è stata inoltre valutata come una violativa dei principi di integrità e riservatezza di cui all’art. 5., par. 1, lett. f, GDPR, i quali impongono a tutti i titolari di effettuare operazioni di trattamento “in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate”.

All’esito dell’istruttoria, il Garante ha comminato una sanzione pecuniaria di 40.000 € nei confronti del titolare ed una speculare al responsabile del trattamento. Da ultimo è importante osservare che le predette sanzioni sono state comminate pur in assenza di un concreto danno per gli interessati, in quanto alla data dell’emissione del provvedimento, non risulta che siano mai pervenute segnalazioni mediante la piattaforma informatica.

Whistleblowing e protezione dati: gli adempimenti

La recente vicenda offre l’occasione per focalizzare l’attenzione sull’insieme degli adempimenti imposti dalle norme.

Ma quali sono le norme e le indicazioni che governano la materia?

Come noto, il whistleblowing, istituto di matrice anglosassone, è regolato nell’ordinamento italiano dall’art. 54-bis del D.lgs. 165/2001, così come modificato dalla Legge 179/2017.

Al fine di chiarire alcuni aspetti interpretativi e attualizzare l’interpretazione delle norme al mutato quadro giuridico (ivi incluso il profilo del trattamento dei dati personali), l’ANAC è intervenuta lo scorso anno pubblicando, dapprima le Linee Guida pubblicate dall’ANAC lo scorso 9 giugno con la Delibera n. 469/2021 e, successivamente, le nuove FAQ in materia di whistleblowing, contenenti alcuni chiarimenti utili sulla disciplina del whistleblowing tanto sotto il profilo organizzativo quanto in riferimento alle concrete modalità di gestione delle segnalazioni.

Ciò, in ogni caso, si pone all’interno di un framework non definitivo, in quanto il nostro Paese è in ritardo (ed esposto a potenziale procedura di infrazione da parte della Commissione europea) nel recepimento della nuova Direttiva (UE) 2019/1937.

Le norme richiamate e, in particolare, le indicazioni e i provvedimenti di soft law dell’ANAC contengono precise indicazioni sul tema del trattamento dei dati personali nell’ambito del whistleblowing.

Tali fonti, unitamente al dato empirico tratto dalle recenti sanzioni comminate dal Garante per la protezione dei dati personali, consentono di enucleare un decalogo degli adempimenti (e degli accorgimenti) che il titolare del trattamento deve considerare e porre in essere al momento dell’implementazione di un sistema di whistleblowing.

Il decalogo per il trattamento dati

1. Il fornitore della piattaforma per il whistleblowing deve sempre essere nominato quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR).
2. Il RPCT e il suo team devono sempre essere nominati autorizzati e debitamente istruiti in merito al trattamento dei dati personali (ai sensi dell’art. 4, par. 10, 29, 32, §. 4 del Regolamento (UE) 679/2016 e art. 2-quaterdecies del d.lgs. 196 del 2003).
3. Gli interessati (nello specifico il segnalante) devono ricevere idonea informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR.
4. Il whisthleblowing deve essere inserito quale trattamento specifico all’interno del registro redatto ai sensi dell’art. 30 GDPR.
5. Le segnalazioni e gli allegati alla segnalazione devono essere sottratti al diritto di accesso e all’accesso civico generalizzato.
6. La piattaforma deve registrare e conservare in modo sicuro i log di accesso, mentre deve assolutamente essere evitato il tracciamento dei log del segnalante, anche nel caso in cui l’accesso sia mediato da un firewall o da un proxy server. In tali casi si può fare ricorso alla tecnologia TOR che garantisce l’anonimizzazione delle informazioni relative al traffico dati e all’indirizzo IP.
7. Le informazioni devono essere scambiate attraverso protocolli sicuri (HTTPS).
8. Il titolare deve adottare ogni idonea misura di sicurezza ai sensi dell’art. 32 GDPR.
9. Le segnalazioni devono essere conservate per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per cui sono state trattate. La stessa ANAC, in assenza di un periodo di conservazione indicato dal legislatore o dal Garante privacy, ha individuato tale termine in 10 anni dal ricevimento della segnalazione, fatte salve differenti esigenze dovute all’instaurazione di un eventuale giudizio.
10. Il titolare, prima di procedere all’implementazione del sistema, deve svolgere una valutazione di impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35 GDPR.