Non è semplice gestire l’installazione di impianti di videosorveglianza sui luoghi di lavoro: sono numerose, infatti, le norme e le disposizioni di legge sia in materia di protezione dei dati personali sia di tutela dei lavoratori che le aziende devono rispettare per essere in regola.
Da ultimo, occorre anche richiedere l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro per l’installazione di strumenti di controllo e per procedere è indispensabile il provvedimento espresso di accoglimento dell’istanza di autorizzazione, ovvero il rigetto della relativa istanza.
Indice degli argomenti
Installazione impianti di videosorveglianza sui luoghi di lavoro: le norme
A tal proposito, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha pubblicato l’interpello n.3 dell’8 maggio 2019, con il quale risponde in relazione ad un interessante quesito posto dal Consiglio Nazionale dell’ordine dei Consulenti del Lavoro in merito alla configurabilità della fattispecie del silenzio assenso con riferimento alla richiesta di autorizzazione all’installazione ed utilizzo degli impianti audiovisivi e degli altri strumenti di cui all’attuale articolo 4, comma 1, della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori).
E ciò in considerazione delle disposizioni della legge n. 241/1990 che dispongono che il silenzio dell’amministrazione competente equivalga ad accoglimento della domanda.
In pratica il Consiglio Nazionale dell’ordine dei Consulenti del Lavoro chiede se il silenzio dell’organo amministrativo, in relazione all’istanza di autorizzazione per l’installazione di impianti di videosorveglianza, possa essere considerato un assenso tacito, in virtù del quale le aziende possono procedere all’installazione degli impianti richiesti.
La questione deve essere inquadrata alla luce della procedura da adottare ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori per l’installazione di impianti audiovisivi o di altri strumenti dai quali può derivare la possibilità di un controllo a distanza dell’attività svolta dai lavoratori.
Vale la pena di ricordare che l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, dispone quanto segue:
“1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi.
2. La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”.
Le aziende che ricadono nell’ambito di applicazione di quanto previsto dal sopra indicato comma 1 dell’art.4 dello Statuto dei Lavoratori, e che per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro, o di tutela del patrimonio aziendale, intendono installare apparecchiature dalle quali può derivare un controllo a distanza dei lavoratori, possono dunque procedere in tal senso previo accordo sindacale, ovvero in difetto su istanza all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), da parte del datore di lavoro.
L’INL ha emesso i modelli di istanza da utilizzare sulla base della tipologia di strumento che si intende installare (impianto audiovisivo, ovvero sistemi di controllo a distanza diversi dalla videosorveglianza). I modelli sono disponibili e scaricabili sul sito dell’INL.
Le istanze devono essere obbligatoriamente corredate dalla documentazione richiesta dall’INL (ad esempio: la relazione che descrive l’impianto, le modalità di funzionamento dello stesso, la tipologia di dati trattati, i tempi di conservazione dei dati ecc.).
Sul punto, l’INL ha precisato che in mancanza degli elementi minimi indicati nell’istanza, la medesima risulterà incompleta e laddove tali mancanze non venissero sanate, l’autorizzazione non potrà essere rilasciata.
Installazione impianti di videosorveglianza sui luoghi di lavoro e privacy
La norma prevede che i dati raccolti tramite gli impianti per i quali si richiede l’autorizzazione all’installazione, devono rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati e quindi il Regolamento Ue 2016/679 (GDPR), il Decreto Legislativo n.196/2003 (Codice Privacy) così come novellato dal D.lgs. 101/2018, i provvedimenti del Garante per la protezione dei dati compatibili con il GDPR (come quello sulla videosorveglianza del 2010).
Tale aspetto di conformità alla disciplina in tema di privacy era stato evidenziato anche dalla Direzione Generale per l’attività ispettiva del Ministero del Lavoro, che già nel 2012 aveva emanato una nota con la quale forniva istruzioni operative in relazione al rilascio delle autorizzazioni previste dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e precisava di considerare quale presupposto legittimante alla richiesta di installazione di impianti di controllo, il rispetto delle norme privacy.
Da ultimo segnalo che in tema di videosorveglianza, il Comitato Europeo per la protezione dei dati, (organismo istituito ai sensi dell’art. 68 del GDPR con il compito di garantire l’applicazione coerente del GDPR), ha recentemente adottato una “linea-guida sulla videosorveglianza”, che chiarisce in quali termini il GDPR si applichi al trattamento dei dati personali quando si utilizzano dispositivi video, mirando appunto a garantire un’applicazione coerente del GDPR in tale ambito.
Ricordo che l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori non consente la possibilità di installazione ed utilizzo degli impianti di controllo in assenza di atto espresso di autorizzazione, sia esso di carattere negoziale (accordo sindacale), ovvero amministrativo (provvedimento).
Sul punto anche il Ministero del Lavoro nella risposta al quesito posto dal Consiglio Nazionale dell’ordine dei Consulenti del Lavoro, ha ribadito e confermato che “non è quindi configurabile l’istituto del silenzio-assenso, occorrendo un provvedimento espresso di accoglimento, ovvero rigetto della relativa istanza”.
Ciò significa che in assenza dell’autorizzazione rilasciata dall’INL non è possibile installare apparecchiature dalle quali può derivare un controllo a distanza dei lavoratori, non trovando applicazione al caso di specie, le disposizioni di cui alla legge n. 241/1990 che prevedono, invece, che il silenzio dell’amministrazione competente equivalga ad accoglimento della domanda.
Si sottolinea che il provvedimento autorizzativo viene rilasciato dall’Ispettorato del Lavoro sulla base delle specifiche ragioni dichiarate in sede di richiesta di autorizzazione.
Conclusioni
L’attività di controllo, pertanto, è legittima solo se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengono invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso, ma non dichiarate nella stessa istanza di autorizzazione.
Da ultimo si evidenzia che gli eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento di autorizzazione da parte delle autorità competenti, sono finalizzati appunto alla verifica che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano effettivamente conformi e coerenti alle finalità indicate dal datore di lavoro nell’istanza di autorizzazione.
