Nel pieno rispetto del principio di accountability, anche i singoli liberi professionisti sono chiamati a innalzare il livello di attenzione, nello svolgimento della propria attività da remoto e in modalità di smart working. Occorre infatti che si preoccupino di avere sistemi di protezione a tutela dei dati che i clienti trasmetteranno loro per poter (continuare) ad operare.
Vediamo dunque, come alcune categorie di liberi professionisti si sono attrezzati per rendere efficace ed effettivo tutto ciò.
Indice degli argomenti
Liberi professionisti e smart working: l’accountability
Sullo smart working e sulla sicurezza del lavoro agile è stato già detto tanto ed è comunque utile tener conto, anche grazie ad una recente raccolta realizzata dall’Autorità Garante, dell’evoluzione normativa che si è quasi affastellata in materia:
- art. 1 comma I lett. n) del DPCM 4.3.2020, in sostituzione dal primo marzo dell’art. 2 del DPCM del 25 febbraio 2020; DPCM dell’11 marzo 2020;
- D.L. n. 18 del 17 marzo 2020;
- D.L. n. 19 del 25 marzo 2020, all’art. 1 lett. ff);
- DPCM del 10 aprile 2020 all’art. 1 comma I lett. ii) -a).
È certo che — in remote working — il modus operandi di alcune professioni è cambiato notevolmente, e forse anche in modo irreversibile.
Si pensi a quelle attività caratterizzate da un’assidua e costante relazione con i clienti e i fornitori, come ad esempio il Consulente, abituato a recarsi per 4/8 ore dal cliente, mentre oggi è costretto ad operare in remoto, dovendosi “muoversi” su di una piattaforma con l’abilità, non banale, di saper dosare la propria attività in front office e da back office, organizzandosi al meglio.
Diversamente, per quei professionisti la cui attività già prevedeva un limitato contatto e/o spostamento, come ad esempio i traduttori o di particolari tecnici, questa modalità alternativa di lavoro, non ha evidentemente impattato in modo significativo.
Liberi professionisti e smart working: il caso del consulente
La casistica che segue è stata anche resa possibile, e quindi arricchita, grazie all’esperienza diretta di chi (ancora) quotidianamente svolge seppur con fatica, l’attività professionale, in questo momento di emergenza.
Se volessimo, prima di analizzare gli aspetti di ciascuno, tracciare punti di forza e problematiche comuni alla maggior parte dei liberi professionisti, a prescindere dalla categoria di appartenenza, potremmo dire che, concretamente:
- punti di forza:
- il lavoro “non manca”, e quindi lo smart working funziona;
- se manca ci si reinventa;
- la flessibilità è un’opportunità a cui si è, tendenzialmente, abituati;
- una significativa svolta a livello tecnologico;
- problematiche comuni:
- molti “soffrono” da remote working di non avere una stampante (meglio se multifunzione, come si è abituati ad avere in ufficio);
- maggiori distrazioni/dispersioni (salta la connessione; si riceve la telefonata ecc.);
- quando si tratterà di fatturare ed incassare gli onorari, le parcelle, i compensi.
L’avvocato
L’attività del professionista in smart working con particolare riguardo all’avvocato assume connotazioni e peculiarità non solo circa lo svolgimento delle attività forensi peraltro notevolmente ridotte se non del tutto annullate, ma anche in termini di espletamento delle incombenze presso gli Uffici Giudiziari.
La presenza, poi, di numerosi studi professionali composti da più o meno tanti avvocati comporta che il singolo avvocato, debba organizzarsi in modo da poter “competere” e di questi tempi resistere.
Certamente, soffriranno di più gli avvocati generalisti ammesso che ancora ve ne siano, in termini di clientela.
Ma prendiamo ad esempio quelli che operano prevalentemente nel contenzioso: con i Tribunali pressoché fermi e i clienti costretti a restare in casa, di fatto si è bloccata tutta l’attività giurisdizionale.
Nel caso di questi colleghi il problema non è tanto organizzativo traslocando, nei limiti dell’attuale possibile, lo studio (pratiche/faldoni), ma è il dopo-pandemia pensando, soprattutto ai giovani colleghi in proprio, magari da poco, che lavorano come mono-committenti, rischiano di non riaprire.
Più “avvantaggiati” al limite saranno quelli “specializzati” nel senso di settorialmente competenti.
In ogni caso, il metodo di lavoro è chiamato a cambiare: questo senza dubbio. Tutti sono chiamati ad attrezzarsi con strumentazione informatica adatta, idonea ed adeguata volta ad effettuare collegamenti stabili in conference call, e così via.
Certo che l’avvocato il quale presti la propria opera professionale in settori di alta contenziosità (si pensi ai cd. Giuslavoristi; a chi tutela i conduttori/locatori di immobili ecc.) questo blocco delle attività giudiziarie inciderà maggiormente, anche perché se è vero che l’attività burocratico/amministrativa di deposito di atti e documenti viene oramai assolta attraverso la piattaforma dei processi (civile ed amministrativa PCT e PAT) vi è sempre un rapporto con l’Ufficio giudiziario da doversi mantenere per poter procedere all’accettazione del deposito avvenuto con l’invio di attestazioni aventi valore legale di avvenuto deposito.
In mancanza di queste ultime, detti depositi non risultano regolarmente effettuati; e tale circostanza potrebbe non avere conseguenze processuali per i giudizi ordinari, lo stesso non potrà dirsi per i cd. procedimenti di urgenza che i citati avvocati spesso sono tenuti ad effettuare comunque, pure in questo delicato periodo.
Ma non è tutto. Anche con riguardo alle udienze, ve ne sono alcune, in ambito penale e civile, che debbono comunque tenersi.
Parimenti, non va sottaciuto il rilevante problema concernente il rispetto delle procedure per l’adeguamento privacy di cui al GDPR n. 679/2016, nel senso che considerata la eccezionalità e contingenza del periodo in questione probabilmente non tutti i professionisti sono stati in grado di procedere ad una corretta procedimentalizzazione dei sistemi di sicurezza ai fini della valutazione di impatto dei collegamenti tra ed attraverso i server del proprio studio.
Insomma, pur rendendosi conto che queste problematiche potrebbero sembrare di poco rilievo rispetto alle enormi difficoltà che gli operatori sanitari in questo momento stanno vivendo chiamati loro stessi in prima linea, per fronteggiare l’emergenza, tuttavia anche l’attività di un avvocato concerne materie e coinvolge questioni spesso assai delicate da doversi scrupolosamente salvaguardare, anche e soprattutto in tempi come questi.
Sicuramente, vista l’eccezionalità, l’avvocato può anche pensare di studiare e raccogliere quanto materiale gli è possibile per ipotizzare eventuali scenari che la situazione di oggi potrà determinare, giudizialmente, in futuro, pur tenendo conto della posizione assunta dal Consiglio Nazionale Forense, risoluta sul punto.
Il commercialista
Lo scenario del commercialista, grazie alla testimonianza di una brillante libera professionista[1], si può rappresentare in modo parzialmente diverso.
A differenza di altre categorie di Studi, infatti, grazie ai molti gestionali messi a disposizione in cloud l’attività del commercialista oggi potremmo dire che, dal punto di vista operativo, risente meno di questa (nuova) modalità “agile”. Anzi la fruibilità di un gestionale in ambiente cloud rende il tutto senz’altro più agevole.
Certo, la scelta di un gestionale così organizzato determina anche dei costi rilevanti, e tutti gli studi potrebbero sostenerli.
Di seguito, rappresentiamo con una tabella quelle che sono le attività nel senso di adempimenti gestibili da remoto, e quelli che invece impongono, nonostante i divieti, la necessità di recarsi (ancora) nel proprio ufficio.
Vediamone alcuni, senza alcuna pretesa di esaustività, ed a titolo meramente esemplificativo.
| Quali adempimenti si possono fare da remoto | Quali adempimenti non si possono proprio fare da remoto |
Parte contabile:
| Parte fiscale:
|
Naturalmente, è abolita tutta quella attività che richiede-va lo scambio di documenti cartacei, sopperibile con l’invio degli stessi attraverso l’utilizzo di drive, ammesso che i clienti ne siano attrezzati.
A proposito, si pensi ad alcune zone del Paese, tipo i Comuni montani, i primi a poter avere problemi di connessione alla rete internet.
Forse il passaggio al lavoro da remoto è stato un po’ più problematico per i professionisti con più anni di iscrizione all’Albo, verosimilmente legati ad un modello di attività tradizionale.
Insomma, l’aumento di lavoro è un dato abbastanza certo dal momento che le scadenze nono sono affatto abolite, ma sospese/posticipate. Il vero problema anzi un terreno tutto da esplorare sarà quello di “incassare le parcelle”, in quanto tutto è rallentato e i pagamenti verranno posticipati.
Consulente del lavoro
Analizziamo ora il caso del consulente del lavoro, sempre grazie alla testimonianza diretta di altro professionista, altrettanto valente.
Sono settimane impegnative: prima con le procedure di attivazione dello smart working e ora, purtroppo, con le pratiche per la cassa integrazione.
La maggior parte degli studi sono (rimasti) aperti —pur lasciando i collaboratori a casa— dal momento che questi rientrano tra le attività che possono rimanere “aperte” ovvero chiuse al pubblico.
La gestione delle riunioni in web conference spesso, tuttavia, appesantisce i tempi rispetto “agli scambi tra le scrivanie”, come verrebbe da dire.
Dal punto di vista operativo, posto che tutte le pratiche di licenziamento sono sospese, circa quelle attività tipiche inerenti alle pratiche di variazioni /assunzioni —eseguite da portale— occorre essere muniti di firma digitale, non a disposizione di tutti e necessitante di un lettore di smart-card nonché di applicativi per la stessa, impossibili da remoto.
L’attività ordinaria di un consulente del Lavoro, pensando alla elaborazione della busta paga, se si utilizza un gestionale in cloud questa sarà fattibile da remoto, richiamandoci a quanto già detto in ordine a ciò con riferimento al commercialista.
Indubbiamente, la eccezionalità del momento che “stressa” anche la rete, determina un rallentamento, talvolta anche “imbarazzante”, a discapito della performance abituale.
Come vedremo nel paragrafo che segue, non è tanto un limite di “rete”, quanto ciò che fa la differenza è dato dal gestionale e nel cui ambiente esso opera; ed in generale la condivisione documenti spesso non è fattibile da casa/remoto.
L’ingegnere e l’architetto
Si tratta di professionisti i quali, in genere, l’uno per un’attività legata al progetto ed ai calcoli, l’altro per quella attività connessa a disegni ed elaborazioni (come ad esempio i rendering), necessitano di hardware dedicati — come si dirà più oltre — e di software che richiedono, di norma, prestazioni tali da supportare moduli organizzati in base alle esigenze specifiche.
Non è quindi facile per questi due professionisti lavorare da remoto, dal momento che gli stessi debbono assicurare che la rete (di casa) sia sufficientemente robusta, dato il peso dei dati che transitano.
La guida turistica
Questa professione, come tutte quelle che richiedono un’ampia libertà di movimento, è senz’altro messa a dura prova.
Le guide turistiche sono quelle, infatti che più di altre, sono (state) chiamate a reinventarsi attrezzandosi ad esempio con l’uso di piattaforme attraverso le quali organizzare eventi turistici a distanza, calendarizzando gli eventi.
Si tenga conto che tale attività non è di banale realizzazione anche in termini di tempo nella preparazione circa la raccolta delle immagini da dover poi organizzare, in presentazioni le quali debbono essere di grande qualità.
In generale, le risorse di uno studio possono lavorare in smart working? Dipende, vediamone alcune per tipologia.
| Chi | Come | Per cosa |
| I dipendenti dello Studio: impiegati (segretarie/i ecc.) | Si, dal momento che a loro è inibito l’accesso nello Studio del Professionista se non per prelevare la documentazione utile e necessaria per organizzare il proprio lavoro. | Per il trasferimento di chiamata sul cellulare per smistare le chiamate, a copertura dell’orario tipico (di apertura) dell’ufficio. |
| Gli stagisti/tirocinanti | No, in forza del DPCM dell’11 marzo 2020, a mente del quale (tutti) i tirocini sono sospesi. | Per mandato della Regione. |
| I praticanti | Possono lavorare da remoto, sempre su accordo con il proprio Dominus nel rispetto delle indicazioni dei singoli Ordini Professionali. | Per la redazione degli atti. |
Liberi professionisti e smart working: la scelta della piattaforma
La nota definizione di smart working, di cui alla L. n.81/2017, seppure nella modalità oggi applicata in deroga alla stessa, specialmente per alcune formalità in essa contenute, pone senz’altro l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti nonchè sull’utilizzo di strumentazioni che consentono di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).
Quindi, se da un lato vi è la necessità di individuare e non di meno imparare ad utilizzare, proprio dal punto di vista tecnico (funzioni e potenzialità) le piattaforme per le web conference, dall’altro vi è la necessità di disporre di applicativi software specifici al fine di poter svolgere le prestazioni richieste.
Nella scelta della piattaforma va anche considerato che, in molti casi, è il cliente ad imporne una e quindi il professionista, suo malgrado, si trova a prendere confidenza con diverse soluzioni per venire incontro alle esigenze, di volta in volta, manifestate dalla committenza.
Fortunatamente, la maggior parte delle piattaforme — rese oggi disponibili — ha un set di comandi di facile comprensione grazie all’uso di icone sostanzialmente similari (microfono, videocamera con il simbolo della cinepresa ecc.).
Imparare un adeguato livello l’utilizzo tecnico di tali piattaforme è proprio necessario. Conoscere, infatti, le modalità per rendere la comunicazione efficace, attraverso questo mezzo (per la maggior parte dei professionisti sperimentato, per la prima volta da poche settimane) non è poca cosa.
Ciò significa, in pratica, porre in essere alcuni accorgimenti che, in molti casi, non sono naturali, come ad esempio il rivolgersi all’interlocutore guardando la telecamera per dargli l’impressione di parlare “guardandolo de visu”.
La maggior parte delle piattaforme è gratuita per tutta una serie di funzioni ed offrono, a costi spesso molto contenuti, un set di prestazioni crescenti.
È noto che alcuni produttori, rendano disponibili le proprie piattaforme e a costo zero, le versioni premium per il periodo emergenziale. Quest’ultimi stanno, infatti, investendo in lodevoli iniziative di “solidarietà digitale” che porteranno, ad emergenza finita, sicuramente indubbi benefici.
Circa gli applicativi, a cui si faceva prima riferimento, come nel caso di quelli utilizzati da tecnici (progettisti, architetti, ecc.), spesso richiedono grandi potenze di calcolo ed il supporto di alcuni device specialistici (es. video di grandi dimensioni o con prestazioni particolari per esempio plotter) e devono, anche per una questione di licenze essere installati su macchine dedicate e che comunemente non sono quelle utilizzati per la produttività individuale.
Piattaforme Web per meeting, webinar e collaborazione da remoto
Le piattaforme dedicate alle videoconferenze sono lo strumento principale per sopperire alle limitazioni imposte dalla condizione attuale che ha annullato gli spostamenti.
Esse si prestano all’organizzazione di assemblee, riunioni, eventi anche in streaming, video, formazione e sono uno strumento indispensabile per favorire, le diverse forme di collaborazione aziendale tra le risorse, indicata anche come “unified collaboration”.
Non è facile prevedere oggi, come dopo la ripresa — sia pur lenta e graduale — verranno utilizzate, ma è, invero, facile immaginare che chi le ha provate, non possa non aver apprezzato i notevoli vantaggi.
Alcune piattaforme sono più orientate a fornire un supporto ottimale allorché debba essere ottimizzata la condivisione delle informazioni e dei documenti (come nel caso delle riunioni), altre favoriscono la gestione di situazioni che non richiedono la stessa interattività come nel caso di eventi con un elevato numero di partecipanti: è il caso dei webinar che potrebbero partecipare anche con modalità “view-only”.
L’integrazione tra diverse applicazioni, oltre ad aumentare le prestazioni della piattaforma, favorisce, ovviamente la produttività del Team:
- integrazione con altri pacchetti applicativi ed applicazioni (suite di strumenti collaborativi) professionali (sia dello stesso produttore che si altri)
- possibilità di creazione di sondaggi e test (con ampia varietà di domande, aperte chiuse, scale graduate, ecc.) con condivisione o solo accesso ad organizzatore dei risultati in tempo reale
Le funzioni base delle piattaforme
Tra le funzioni base delle piattaforme si annoverano:
- facilità nell’utilizzo delle funzioni base;
- condivisione dello schermo;
- chat tra i partecipanti sia accessibili a tutto il gruppo che individuale (comunicazione one-to-one), ovvero limitate a pochi membri;
- registrazione online dell’evento e condivisione della registrazione;
- browser che supportano la piattaforma per tutte le sue funzionalità;
- qualità del video e del sonoro (in relazione anche alla disponibilità di banda ed al tipo di connessione di cui dispone il partecipante);
- obbligo o meno della registrazione alla piattaforma per poterla utilizzare quale partecipante all’evento.
Le funzioni avanzate delle piattaforme
Dando per scontato che alcune piattaforme si prestano, meglio di altre, per lo svolgimento di alcune funzionalità, tra le funzioni avanzate si annoverano:
- attività one-one;
- riunioni;
- eventi;
- webinar;
- corsi formativi;
- assemblee online.
Nella tabella che segue, poi, rappresentiamo alcuni degli elementi/prestazioni da considerare quando occorre scegliere una piattaforma piuttosto che un’altra, in relazione a macro aree/temi, senza dimenticare alcune criticità circa la sicurezza che alcune piattaforme presentano, come ad esempio la citazione di un noto giornalista[2] in un suo recente articolo a proposito di una piattaforma molto diffusa «… a mettere spavento non sono solo la grande quantità di dati che vengono “vampirizzati” e le precedenti brutte esperienze in fatto di vulnerabilità di sicurezza».
| Macro aree e temi | Elementi e prestazioni |
| Prestazioni quantitative |
|
| Aspetti tecnologici |
|
| Gestione e supporto ai gruppi di lavoro |
|
| Prestazioni integrate |
|
Liberi professionisti e smart working: quali opportunità
Al netto di quanto sinora esposto, ci pare interessante, in conclusione, svolgere alcune considerazioni — ripercorrendo le professioni analizzate — su quali possono essere le prospettive/opportunità che potrebbero sorgere dopo il venir meno di questa emergenza.
Certamente, l’utilizzo più ampio del sistema informatico/telematico per lo svolgimento delle attività professionali può essere considerata una ottima opportunità.
A titolo di esempio, per l’avvocato, lo sviluppo di una possibilità di effettuare udienze telematiche potrebbe ben determinare quanto meno, per i provvedimenti di urgenza, la necessità di presentarsi fisicamente nell’aula di udienza; il che comporterebbe sicuramente una diminuzione delle note spese esenti di cui agli onorari forensi, nonché dei costi giudiziari (contributi unificati ridotti ecc.).
Di converso, l’utilizzo più accentuato di tali sistemi telematici comporterebbe la necessità di una struttura organizzativa pubblica e privata tutta intenta ad eliminare o a ridurre notevolmente i rischi che le trasmissioni telematiche comportano.
Per un commercialista ovvero un consulente del lavoro, ripensare ad uno studio smart è senz’altro un’ambizione virtuosa dal momento che gli strumenti informatici benché presenti da anni, non sono (stati da tutti) ottimizzati, purtroppo.
Le opportunità che potrebbero sorgere in e da questo momento potrebbero essere legate allo sforzo di concepire oggi un qualche cosa di nuovo, ad esempio: se la richiesta fondi di cui al D.L. n. 23 dell’8 aprile 2020 è legata al fatturato, ci vorrebbe il professionista “abilitato” nel “certificarne” l’ammontare, in pratica una sorta di “visti di conformità” stabiliti dal MEF, che eserciti un controllo qualificato, anche per trasparenza, che tali indicati numeri siano reali.
La fatturazione elettronica ha senz’altro agevolato il tutto, agevolando (prima del tempo) il passaggio allo smart working. Il che ha permesso, peraltro, di reggere bene l’urto non solo del ripensamento della giornata lavorativa, ma anche delle nuove attività.
Non solo, anche le consulenze sui tanti provvedimenti governativi hanno determinato un’accelerazione all’attività svolta in questa modalità da remoto.
Ancora, pensando all’architetto e all’ingegnere l’opportunità è quella di evolversi acquistando software (licenze) che consentano loro di operare da qualsiasi postazione.
Senza dubbio, infine, la guida turistica come altri abituati, per lavoro, agli spostamenti recandosi nelle città o nei musei, sono quelli che — come detto— ne stanno risentendo di più. Tuttavia, questa “fatica” se vista in positivo, sicuramente la (loro) necessità di reinventarsi darà spazio alla creatività ed all’inventiva che di questi tempi offre colore e genera speranza oltre che costruttiva distrazione, pensando ad una visita guidata magari in un posto situato lontano, comodamente gustata — pensando al fruitore — dal divano di casa propria.
Conclusioni
In definitiva, da questo periodo e più che mai, è richiesto ai liberi professionisti di ripensare alle modalità di erogazione delle proprie prestazioni professionali, qualunque esse siano soprattutto per quanti hanno la necessità — e perché no l’opportunità — di riconvertire la propria attività riducendo, se non eliminando completamente la mobilità, nel rispetto delle misure poste a tutela della collettività, nel suo insieme.
NOTE
- Dr.ssa Barbara Rodi, titolare dello Studio RODI. ↑
- Umberto Rapetto. ↑
