Protezione dati come argomento complesso e multidimensionale, combinando tecnologia e sicurezza, governance e cultura aziendale. In un contesto in cui le informazioni sono distribuite in ambienti sempre più liquidi, tra cloud, dispositivi personali e ambienti collaborativi, proteggere i dati significa garantirne riservatezza, integrità e disponibilità, indipendentemente dalla loro collocazione o dal modo in cui vengono utilizzati.
Questo implica la definizione di un approccio tattico e strategico multilivello che parte dalla mappatura e classificazione dei dati, passa attraverso l’implementazione di policy di sicurezza adattive, fino ad arrivare alla sensibilizzazione degli utenti e all’adozione di strumenti avanzati come Data Loss Prevention (DLP), crittografia e protezione dagli accessi non autorizzati.
Il tutto considerando le caratteristiche e le esigenze specifiche di ogni organizzazione.
Un modello di protezione dati generalista non è funzionale. A seguito dell’assessment, la definizione di un piano deve essere configurata su misura.
Indice degli argomenti
Cosa significa protezione dati nell’era digitale
Quando si parla di protezione dati, le cronache sempre più spesso fanno sempre riferimento ai vincoli normativi, in primis GDPR, DORA e NIS2. Sebbene il tema della conformità sia mandatario, in realtà la protezione dei dati è una leva strategica anche in termini di:
- Resilienza aziendale. Trasformare la sicurezza informativa in un fattore di continuità operativa garantisce stabilità nei processi interni, evitando interruzioni che potrebbero compromettere la produttività e la reputazione aziendale.
- Competitività sui mercati. La capacità di gestire in modo sicuro e strutturato i dati rappresenta un asset distintivo. Un’azienda che tutela il proprio patrimonio informativo con strumenti avanzati non solo evita sanzioni e danni economici, ma diventa anche un partner affidabile e sicuro per i propri clienti e fornitori.
Protezione dati e strategie di gestione
Avviare un progetto di protezione dati ottimale richiede una chiara strategia di gestione capace di coinvolgere attivamente di tutte le persone in azienda lavorando su due concetti fondamentali: formazione e responsabilizzazione.
Il tema è che ancora molte organizzazioni faticano a strutturare un modello di protezione dati efficace. La sfida non è solo implementare strumenti di cyber security, ma sviluppare una cultura aziendale consapevole e un approccio strutturato alla gestione del rischio informativo.
«Oggi la protezione del dato non è solo una questione tecnologica, ma una vera e propria sfida in termini di governance – spiega Roberto Tafuri, Microsoft Solution Team Leader di We Are Project –. Molte aziende si affidano a strumenti di sicurezza tradizionali, ma non si rendono conto che il vero punto debole è spesso il comportamento delle persone. Non basta blindare i sistemi informatici se poi dipendenti e collaboratori adottano pratiche rischiose, come la condivisione di documenti aziendali su dispositivi personali o il salvataggio di dati sensibili su device o piattaforme non autorizzate. È necessario promuovere una curva di apprendimento sui rischi e su come usare al meglio le tecnologie di riferimento, presidiando il change management».
Dati critici e metodologie: il cuore della sicurezza aziendale
Il punto di partenza di una strategia di protezione dei dati è una chiara identificazione e classificazione delle informazioni critiche, distinguendo quelle altamente riservate da quelle meno sensibili.
L’obiettivo? Massimizzare la trasparenza informativa rispetto a dove risiedano i dati, a chi sono accessibili, quali sono i livelli di accesso assegnati ai diversi utenti, come e quando vengono utilizzati (perché, attenzione, anche il fattore tempo deve essere ben ponderato).
Senza questa visione d’insieme, il rischio di esposizione accidentale o di violazione cresce esponenzialmente.
La mancanza di visibilità e comprensione nella gestione del dato è spesso il primo ostacolo di una protezione dati funzionale. Le informazioni sensibili possono trovarsi archiviate in cartelle condivise non protette, far parte di work around e shadow process, distribuite su più piattaforme cloud senza controlli adeguati o accessibili a utenti che non dovrebbero.
“Uno degli aspetti più critici della protezione dati sono l’inventario e la pulizia conseguente per evitare ridonanze e consolidare le informazioni in modo da costruire una mappatura di senso – fa notare Tafuri -. Molte organizzazioni tendono a implementare strumenti tecnologici senza prima aver definito quali siano le informazioni più sensibili da proteggere. Il risultato è che si rischia di applicare controlli eccessivi su dati poco rilevanti, mentre quelli critici rimangono vulnerabili. Un’efficace strategia di protezione dati deve partire da una metodologia strutturata che permetta di individuare, categorizzare e gestire in modo adeguato tutte le informazioni aziendali, integrando un modello di gestione del rischio per stabilire una classificazione adeguata al business”.
L’importanza della classificazione
Definire una strategia di protezione efficace significa costruire un modello di governance che preveda criteri di classificazione chiari e dinamici.
I dati devono essere segmentati in base alla loro criticità e alle normative di riferimento, stabilendo policy che regolano l’accesso e l’utilizzo in modo contestuale.
Ad esempio, un dato legato a una progettualità strategica non dovrebbe essere accessibile a chiunque all’interno dell’organizzazione, ma solo a specifiche figure autorizzate, con restrizioni precise sulle modalità di condivisione e trasferimento.
A questo si aggiunge la necessità di adottare strumenti tecnologici che permettano di monitorare il ciclo di vita del dato, rilevando eventuali anomalie nell’uso e applicando meccanismi di prevenzione automatizzati.
Senza un framework strutturato, le organizzazioni rischiano di adottare soluzioni di sicurezza frammentate, che lasciano scoperte aree critiche e creano complessità nella gestione operativa.
“Troppo spesso, le organizzazioni adottano misure di sicurezza standardizzate – fa notare il manager – senza una reale comprensione di quali dati siano davvero strategici per il proprio business. Questo approccio genera inefficienze, costi elevati e una falsa percezione di sicurezza. Ribadisco il valore di una strategia di protezione dati non è solo la sicurezza. La fase di pulizia serve anche a definire meglio le progettualità data driven, in particolare in relazione a tutte le iniziative associate all’AI. Un dataset pulito e classificato correttamente permette di alimentare modelli di intelligenza artificiale con dati di qualità, evitando distorsioni nei risultati e garantendo insight più precisi. Inoltre, la rimozione di dati obsoleti o ridondanti riduce i costi di storage e migliora l’efficienza dei sistemi di analisi, rendendo l’adozione di soluzioni AI più efficace e affidabile”.
Attenzione a presidiare i nuovi orizzonti dell’AI
L’adozione di strumenti di AI generativa sta introducendo nuovi rischi nella gestione del dato. Il fenomeno, chiamato dagli osservatori Bring Your Own AI (BYOAI), fotografa come sempre più dipendenti utilizzino strumenti AI per semplificare i processi lavorativi, ma senza un controllo adeguato, le informazioni aziendali rischiano di essere esposte in modo involontario.
“Abbiamo già visto casi in cui l’uso improprio di strumenti di AI ha portato alla diffusione accidentale di informazioni riservate – commenta Tafuri – Per questo è fondamentale integrare controlli di sicurezza capaci di prevenire la condivisione involontaria di dati sensibili attraverso chatbot e sistemi di AI. L’adozione di queste tecnologie deve avvenire alla luce di una protezione dati consapevole, che presuppone un controllo rigoroso”.
Governance e automazione: le nuove leve dei CIO
Oltre a garantire la sicurezza dei dati, le aziende devono dotarsi di strumenti che rendano la gestione più agile ed efficace. Per i CIO e i responsabili dei sistemi informativi, l’integrazione di soluzioni avanzate non deve tradursi in un aumento della complessità operativa, ma in un controllo più dinamico e automatizzato.
Le piattaforme moderne consentono di mappare l’intero parco installato dell’azienda, classificando i dati e assegnando etichette di protezione in modo automatico.
“Se parliamo di soluzioni di collaboration basate su Microsoft 365, bastano pochi click per ottenere visibilità su tutte le informazioni aziendali distribuite nei workload, come SharePoint, OneDrive ed Exchange Online – sottolinea Tafuri. In ambienti più complessi, è possibile estendere la protezione anche ai sistemi legacy grazie a strumenti avanzati come lo scanner di Information Protection Microsoft Purvew. Le funzionalità di etichettatura permettono di classificare i documenti automaticamente: ad esempio, se un file viene contrassegnato come internal, non potrà essere condiviso con utenti esterni non autorizzati. Questo approccio permette di garantire sicurezza senza compromettere la produttività”.
Come proteggere il dato ovunque si trovi
Dal momento che i dati non si trovano più esclusivamente nei data center aziendali, ma sono distribuiti tra dispositivi personali, ambienti di collaborazione e servizi cloud di terze parti, la sfida principale per le aziende è riuscire a mantenere un controllo efficace senza ostacolare la produttività. Anche in questo caso, Microsoft da semplificando la governance.
“Garantire la sicurezza delle informazioni significa poterle proteggere in ogni contesto, senza limitarsi alla sola infrastruttura aziendale – aggiunge il manager -. Microsoft Purview nasce anche per rispondere a questa esigenza: la piattaforma consente alle aziende di mantenere il controllo sulle informazioni aziendali indipendentemente dalla loro collocazione. È possibile definire policy di accesso e condivisione che seguono il dato ovunque esso si trovi, sia all’interno che all’esterno del perimetro aziendale. Questo permette di garantire una protezione pervasiva, che non si limita ai repository aziendali ma si estende a qualsiasi ambiente in cui il dato venga utilizzato o trasferito”.
WeAreProject: un metodo strutturato per la protezione dati
WeAreProject ha sviluppato un modello industrializzato, l’Information Protection Onboarding Accelerator, che permette alle aziende di accelerare l’adozione delle soluzioni Microsoft per la protezione dati.
L’approccio di WeAreProject parte da una mappatura dettagliata del dato aziendale, che consente di identificare le informazioni più critiche, e prosegue con la definizione di policy di sicurezza personalizzate, garantendo che ogni informazione sia gestita nel rispetto delle esigenze aziendali e delle normative vigenti.
“Aiutiamo i clienti a impostare la protezione dati sin dalle prime fasi – precisa Tafuri -. Non ci fermiamo alla tecnologia: lavoriamo con le aziende per coinvolgere attivamente gli utenti e garantire che la sicurezza venga percepita come un valore strategico e non solo come un vincolo”.
Una competenza certificata al servizio delle aziende
A differenza di molte realtà che si limitano a fornire strumenti di sicurezza, WeAreProject offre una competenza certificata grazie alla Microsoft Advanced Specialization in Information Protection and Governance.
“Questo riconoscimento attesta non solo il livello di specializzazione tecnologica, ma anche la nostra capacità di supportare le aziende in progetti strutturati e verificati da Microsoft – conclude Tafuri -. Il valore aggiunto di questa certificazione ci permette di accedere a programmi finanziati da Microsoft per supportare le aziende nell’adozione delle migliori soluzioni di protezione dati, potenziando la sicurezza ed evitando dispersioni di dati e riducendo il rischio di violazioni”
Contributo redazionale realizzato in collaborazione con WeAreProject
