L’affermazione di alcuni anni fa che l’uso delle stampe su carta era obsoleta non ha avuto riscontro; anzi oggi più che mai l'utilizzo efficiente e ottimizzato delle stampe è una reale necessità nelle grandi come nelle piccole aziende.
Per una maggiore efficienza della gestione delle stampe e di tutte le attività quotidiane dell’It, molte aziende si devono dotare di una vera e propria strategia implementando strumenti di gestione centralizzati. Infatti, la mancanza di tali strumenti, in particolare nelle piccole imprese, implica la non consapevolezza dei costi e delle risorse impegnate nelle attività e dello spreco di tempo del personale che potrebbe essere occupato in attività più importanti.
La ricerca Quocirca “Migliorare l’efficienza It tramite una gestione efficace dei servizi di stampa” illustra come l’utilizzo di strumenti automatizzati per la gestione della stampa permetta alle aziende di liberare le proprie risorse per dedicarsi alle attività It maggiormente strategiche.
L’analisi del parco macchine e la valutazione delle reali esigenze sono il presupposto necessario a un utilizzo delle infrastrutture ottimizzato.
Per ottimizzare la gestione delle stampe e per supplire alla limitate risorse It molte soluzioni di servizi gestiti sono offerte da aziende esterne tra cui Var e integratori di sistemi che possono offrire consulenze, installazione, formazione, assistenza o soluzioni orizzontali specifiche per le esigenze.
Le soluzioni offerte sono molteplici e la maggior parte dei produttori mette a disposizione strumenti per gestire, configurare e monitorare tutti i dispositivi di stampa collegati in rete con funzioni di controllo e report per la suddivisione dei costi e l’analisi delle stampe oltre alla definizione di sistemi di sicurezza con autenticazione dell’utente, tramite Pin, smart card.
La gestione efficace delle stampe può impattare positivamente sul contenimento costi, sulla sicurezza del documento con dati sensibili e con la riduzione di consumo carta e toner ridurre l’impatto ambientale di queste attività.